Mada je navala na rad od kuće poremetila mnoge korporativne planove kako se pandemija COVID-19 pogoršavala, povratak na posao mogao bi biti još teži, kaže Nirva Fereshetian (direktorka CBT Architects). "Nema povratka na ono gde smo bili", kaže ona. Usvajanje rada na daljinu u celoj kompaniji bilo je veliki zadatak tokom prvih dana pandemije COVID-19, kaže Nirva Fereshetian, direktor kompanije za arhitekturu i dizajn enterijera sa sedištem u Bostonu, CBT Architects. Ali, podrška „hibridnom“ načinu rada biće još veći izazov dok se zaposleni spremaju na povratak u kancelarije. Kao i većina direktora, Fereshetian je morala da osigura da zaposleni ostanu povezani jer je rad od kuće (WFH - work from home) postao neminovnost ranije ove godine, kako se pandemija pogoršavala. To je značilo da je pristup aplikacijama u oblaku, uključujući Zoom i Microsoft Teams - koje su prethodno korišćene ad-hoc u celoj Americi i međunarodnim operacijama - postao presudan za produktivnost. Upotreba aplikacija za saradnju je takođe porasla, što pokazuje njihovu važnost za timsku komunikaciju i produktivnost.

Dok se CBT Architects priprema za eventualni povratak osoblja u svoje kancelarije, izazov će biti podržati radnike bilo da su za svojim stolom, kod kuće, ili bilo gde drugo. To znači preispitivanje dizajna sala za fizičke sastanke, prilagođavanje procesa na radnom mestu i ulaganja u digitalne alate kako bi se premostila razdaljina do udaljenog osoblja. Jedan fokus će biti na kreiranju prostora za saradnju, pri čemu će sobe za sastanke biti opremljene tehnologijom „pametne kancelarije“ koja eliminiše potrebu da se uređaji dodiruju. Fereshetijan je govorila o tome kako se kompanija ponašala do sada i o tome šta sledi.

Koji su bili vaši prioriteti za saradnju na radnom mestu i za digitalnu produktivnost pre pandemije? Koji ste alate koristili za povezivanje zaposlenih? "U poslednjih nekoliko godina fokus je bio na digitalnom preoblikovanju, pretvaranju u digitalnu saradnju, [i] prelasku u oblak za bolji pristup i bolju saradnju. U poslednja tri meseca smo to sprovodili više nego ikad ranije. "Na primer, neko vreme smo imali Skype i Teams i sve te tehnologije za kolaboraciju, ali se one nisu efikasno koristile. Imali smo puno kancelarijskih sastanaka, puno konferencijskih sala ... u našim kancelarijama i u kancelarijama naših klijenata, ali proces se sada potpuno transformisao.

„Mi radimo u industriji koja je veoma kolaborativna; gradimo zgrade sa više partnera, više dizajnera, više konsultanata, ponekad i za više klijenata. Potrebni su nam svi ovi alati i digitalne metodologije. Koristili smo ih, ali ne u ovoliko ekstremnoj meri: sada je svaki projekat i svaki sastanak zaista u digitalnom kontekstu. "Kao što je mnogo ljudi već reklo, mislim da su se dve godine [digitalne transformacije] nekako slile u dva meseca." Do koje mere se ranije podržavao rad na daljinu? "Mi imamo kancelariju, malu kancelariju, u Abu Dabiju sa kojom sarađujemo. Takođe koristimo sisteme za saradnju sa mnogim drugim konsultantima, klijentima i različitim partnerima iz celog sveta. Mnogi naši projekti imaju neka međunarodna partnerstva. Većina naših zaposlenih bila je u sedištu u Bostonu. Deset odsto su bili udaljeni, uglavnom ljudi koji su radili skraćeno ili su imali razloga da rade od kuće. Koristili smo [alate za kolaboraciju] za te situacije, ne baš kao udaljenu radnu snagu. "Uglavnom, transformisali smo se od jedne kancelarije u Bostonu i male kancelarije u Abu Dabiju sada u onoliko kancelarija koliko imamo zaposlenih. Ovo je potpuno drugačiji pejzaž od onoga što smo imali pre.

Mnoge stvari koje smo plaćali za optimizaciju naše kancelarije, sada menjamo u plaćanje za optimizaciju [internet] opsega naših zaposlenih i drugih potrebnih stvari. To je zato što su sve te lokacije sada za nas kancelarije. " Koji su koraci preduzeti kad je osoblje bilo prisiljeno da radi na daljinu? Već ste imali nekoliko aplikacija za saradnju u oblaku - da li ste morali da preduzmete i druge korake za podršku osoblju? "Mnogo toga je već bilo uvedeno; morali smo da ulažemo u krivulje učenja za zaposlene. Mnogi ljudi nisu neke od tih tehnologija koristili jer nisu morali. Stvarno smo uložili vreme i trud u podsticanje i ubrzavanje učenja ovih tehnologija. Skype ili Teams ili Zoom sastanke su [ranije] drugi uspostavljali. Sada je svaki pojedinac morao da ih koristi i da bude u stanju da to učini na svom mobilnom uređaju ili svom mobilnom telefonu. "Neke jednostavnije stvari kao što je deljenje svojeg sadržaja i učestvovanje u onlajn sastancima nisu određenim grupama ljudi bile lake, jer su [navikli] na fizičke sastanke u kancelarijama ili da im neko drugi obavi postavljanje."

Usvajanje novih načina rada izazov je i u najboljim vremenima, ali to ste sada morali da učinite brzo. Koja je bila vaša strategija da se nosite sa ovom promenom? "Ovo je bila prilika za usvajanje, a upravljanje promenama je zaista ključna komponenta tehnologije, a ne toliko da li da postavljamo Zoom ili Teams ili Skype ili bilo koju drugu tehnologije. Veći izazov je usvajanje i obezbeđivanje da promena bude blagovremena. "Imali bismo diskusije o tome kako bi daljinski rad funkcionisao za nas. [Arhitektonska industrija] je veoma praktična kolaborativna industrija. Nisu to toliko prodavci ili programeri softvera, već dizajneri i saradnici koji vrlo blisko sarađuju na projektu. A kako bi to moglo da funkcioniše kada su ljudi udaljeni? Te diskusije su se svakodnevno dešavale u našim kancelarijama. "Nema više povratka na ono što je bilo. Gde god da idemo dalje, sve izgleda sasvim drugačije, fizički i digitalno. Planiramo šta posle tih ključnih meseci, razmišljamo o široj slici kako će to da izgleda i doživljava se dok pokrećemo situaciju hibridne [radne snage] i na kraju, verovatno ostaje tako i ubuduće. "

Koji su bili uspesi strategije oko povećanja rada na daljinu? I da li ima nešto što biste učinili drugačije ili neka iskustva od kojih ste nešto naučili? "U nekim slučajevima dolazi do povećanja produktivnosti, jer se smanjuje vreme putovanja na posao, to povećava vreme za porodicu. Ali sa druge strane, postojali su i gubici produktivnosti zbog drugih okolnosti u kojima se svi nalazimo. Izazov je bio da se radi na daljinu, ne u uobičajenim uslovima, već da se radi na daljinu u pandemijskim uslovima sa kojima se sve porodice bore. "Glavni uspeh je pojačanje komunikacije, što se [desilo] od kada smo zatvorili kancelariju. Imali smo toliko sastanaka svih kancelarija, toliko grupnih sastanaka i toliko mnogo onlajn događaja kojima su ljudi prisustvovali, zbog činjenice da je u našem životu manje aktivnosti van posla i izlazak iz kuće je ograničen. "U našem poslu je bilo toliko fizičkih događaja u našim kancelarijama i toliko mogućnosti da se ljudi upoznaju i saznaju šta se dešava u kancelariji. Ali nismo imali nivo pohađanja visok kao sada, kao na drugim sastancima i tako dalje. Mnogi zaposleni imaju bolju interakciju sa rukovodstvom, osećaju se bliže, osećaju da je bolja transparentnost.
"Takođe, mentorisanje, posebno za mlađe osoblje. Mnogo toga bi se dogodilo slučajno kad imamo otvorene kancelarije, otvoren sprat, imamo projektne timove koji sede zajedno, kako bi ljudi čuli razgovor, bili svesni i učestvovali, to sada nedostaje. Ako nije sastanak na koji ste pozvani, nemate [pregled] svega što se događa.

"To su stvari o kojima zaista moramo da razmislimo sada kad se vraćamo, ili tačnije u hibridu na koji se vraćamo." Dok prelazite iz daljinskog rada, koji su izazovi u upravljanju hibridnom radnom snagom? „Bez obzira na mnoge izazove koje smo savladali u trenutnoj [potpuno udaljenoj] situaciji, izazovniji deo je hibridna situacija kojoj se približavamo i pokušavamo da je implementiramo.  "Kad su svi bili onlajn bilo je nekako jednostavno. Znali smo da su svi tu, znali smo da su svi dostupni i znali smo da su svi potpuno povezani. "Sledeći korak u načinu upravljanja hibridnom [radnom snagom] - gde će neki od nas biti u kancelariji, a drugi će biti udaljeni - je potpuno nov način razmišljanja i zahteva novi način primene digitalnih procesa kako bismo pokušali da odgovorimo na to. Ideja o odlasku u kancelariju radi vašeg stola nekako se eliminiše, na primer. 

"Prvo što pokušavamo da uradimo uglavnom je pokušaj postavljanja tehnologija bez dodira tamo gde se soba aktivira kada neko uđe sa svojim uređajem, u pogledu svetla i projekcije ekrana i kontrole mnogih aspekata prostorije za početak sastanka. Pored toga, mnogi alati kao što su Teams - i nešto što se zove Teams Together - odgovaraju nekim našim trenutnim potrebama. Uključujemo dodatne kamere i dodatne projekcije kako bismo bili sigurni da se ljudi koji su povezani na daljinu osećaju takođe fizički povezani u prostoriju. Trenutno nemamo tu potrebu jer su svi virtuelni. Ali kada pređemo u hibridnu situaciju, pripremamo neke od naših prostorija za delotvorno sarađivanje sa fizičkim i virtuelnim prisustvom. "

Pošto se službenici vraćaju u kancelariju, kako osiguravate da se razgovori odvijaju i digitalno? Da li će ovo zahtevati promenu procesa na radnom mestu kako bi se premostio jaz između digitalnog i fizičkog okruženja? "Aktivno gledamo i koristimo dodatne alate za saradnju. Počeli smo sa korišćenjem više proizvoda. Jedan je Miro, drugi je Mural. To su alati za internetsku saradnju gde imate veliko platno i velike prostore gde se stavlja sadržaj za sesije mozganja, glasanje, dobijanje stvarnog uvida u to šta svi doprinose. "Na primer, uglavnom na sastanku, bilo da je u pitanju Teams ili Zoom ili bilo šta drugo, radna površina jedne osobe se deli, i morate se prebacivati tamo, ovamo da biste prikazali različite stvari na radnim površinama različitih ljudi. Sa ovim kolaborativnim rešenjima ..., ne moraju se deliti ekrani svih učesnika; svi mogu prosto tamo da ubace sadržaj, bez prebacivanja tamo, ovamo na svom uređaju. "Označavanje, na primer, je vrlo važan aspekt našeg procesa. Obično bi neko štampao [nacrt dizajna] i nekolicina pretpostavljenih bi ga označavali da unesu promene. Sada smo čisto u virtuelnom okruženju i jedan od izazova koji smo pokušali da rešimo je kako da taj proces u potpunosti digitalizujemo. Prazne ploče i platno su tu, tako da oni koji ih ocenjuju mogu da ih označuju.  Prevođenje toga u potpuno digitalni proces jedan je od primera kako se proces mora promeniti. "

Da li će prelazak na hibridnu radnu snagu imati još neki uticaj? "Mislim da postoji potpuna promena paradigme od onog ko smo nekad bili, ka onome ko ćemo biti. Važan deo nije samo kako preživeti ovih nekoliko meseci, već i kakav je poslovni rezultat na drugom kraju, kada COVID-19 više ne bude problem. Mislim da će se poslovni model mnogo razlikovati, jer smo svi imali potpunu transformaciju u smislu digitalnih mogućnosti. Gledišta o tome šta je digitalna transformacija dala poslednjih nekoliko godina u potpunosti su se promenila “.

Izvor: COMPUTERWORLD