Из техничких разлога садржај читалишта можете пратити искључиво на латиници.

Google Sheets ili Microsoft Excel: Šta bolje funkcioniše za posao?

Kao što Google dodaje sofisticirane funkcije u Sheets, Microsoft pojačava Excel-ove mogućnosti za saradnju. Pogledajte koja aplikacija za radne tabele pobeđuje u današnjem okruženju sa više platformi. Google Sheets i Microsoft Excel su dve najpoznatije danas dostupne aplikacije za tabele. Obe su doterane i vrlo korisne – toliko, da lako možete da se držite aplikacije koju trenutno koristite, i da se ne upuštate u to kako se druga poboljšala tokom godina. Ako ste pre nekoliko godina vi (ili vaše preduzeće) odabrali jednu aplikaciju za proračunske tabele, a drugu odbili, možda postoje dobri razlozi za ponovno razmatranje. Da bih utvrdio kako danas stoje Sheets i Excel, pojedinačno i u međusobnom poređenju, testirao sam ih isprobavajući najčešće zadatke koje korisnici obavljaju, uključujući pokretanje nove proračunske tabele, unos podataka i formula, formatiranje ćelija, kreiranje grafikona, unošenje dodataka kao što su podaci iz spoljnih izvora i saradnja sa drugima.

Da bih sve to testirao, odlučio sam da napravim tipičnu tabelu koju bi mnogi poslovni stručnjaci možda morali da sastave: tabelu za praćenje budžeta. Napravio sam tabelu koja prati osam meseci prihoda i troškova za zamišljenu kompaniju, uključujući kako rezultate tako i projekcije. Da ne zaboravim - postoji jedna očigledna razlika između Sheets-a i Excel-a koju treba pomenuti: cena. Iako je Google Sheets deo Google-ovog licenciranog paketa za preduzeća G Suite, ipak je besplatan za individualnu upotrebu. Excel je dostupan kao deo Microsoft Office-a, koji ima čitav niz različitih varijanti za privatnu ili poslovnu upotrebu, a dostupan je kao godišnja pretplata na Microsoft 365 ili Office 365 ili kao jednokratna kupovina (ono što Microsoft naziva „trajnom“ verzijom Office-a). Pojedinci mogu besplatno da koriste Internet verziju programa Excel, ali njegova funkcionalnost nije tako robusna kao kod klijenta za stone računare.
Ovaj pregled usredsređen je na Excel aplikaciju za stone računare za Windows u sistemu Microsoft 365/Office 365. Pojedinci i preduzeća koji koriste trajnu verziju programa Excel možda neće imati sve ovde obuhvaćene funkcije. Budući da je ovo svet sa više platformi, takođe sam testirao Excel-ov macOS klijent za stone računare, njegovu veb verziju i njegove Android i iOS mobilne aplikacije. Google Sheets je zasnovan na vebu, pa sam ga koristio u pregledačima Edge i Chrome; Google takođe nudi Sheets aplikacije za Android i iOS, pa sam i njih testirao.

Imajući sve to na umu, krenimo.

Izrada tabele

Možda je za proračunsku tabelu najvažnije koliko je lako stvoriti je, a zatim uneti podatke i formule. Važno je i kako tabela izgleda, posebno ako je koristite za predstavljanje podataka drugima. Zato sam započeo od traženja upotrebljivog šablona za uređivanje koji bih mogao da koristim. Potom sam ga uredio, uneo podatke i dodao i doterao formule. Ako nije bio dostupan odgovarajući obrazac, krenuo sam od nule.

Google Sheets

Ako tražite sjajan izbor šablona, Google Sheets nisu pravo mesto. Pronašao sam skromnih 28 šablona - tačka. S obzirom na to da Excel ima 79 šablona samo za budžete, izbor koji nudi Google Sheets je prilično tanak. Google je imao na raspolaganju samo jedan poslovni budžet, po imenu „Annual business budget“, koji je napravio Intuit QuickBooks. Na prvi pogled izgledao je idealno za moj zadatak. Ima zasebne kartice za prihode, troškove i rezime. Za svaku karticu trebalo bi samo da uredim kategorije. Međutim, dok sam ga ispitivao, shvatio sam da nema načina za praćenje procenjene nasuprot stvarne potrošnje. A prilagođavanje šablona bilo je izuzetno teško: bilo je toliko mnogo internih veza do formula i izračunavanja da je njihovo praćenje i doterivanje izgledalo gotovo nemoguće. Zato sam konačno napustio taj šablon i umesto toga krenuo od nule.

To je bio lak, ali dugotrajan proces. Formule su dostupne putem funkcije Insert > Function ili se mogu unositi ručno. Za celu listu onoga što je dostupno, postoji Google stranica pod nazivom Google Sheets function list. Taj spisak možete dobiti i unutar Sheets-a sa Insert > Function > All.

Microsoft Excel

Kada je reč o šablonima za budžet, u Excel-u ne znate šta pre da izaberete, bilo da se radi o poslovnom budžetu ili o namenskom budžetu, na primer za marketinški događaj. Postoji velika šansa da ćete pronaći neki koji tačno odgovara za ono što tražite i koji se lako može urediti.

Kada kreirate novu proračunsku tabelu, prikazaće vam se lista od 25 šablona, uključujući nekoliko za različite budžete. I to je samo mali izbor onoga što je dostupno - takođe možete da pretražujete ili tražite iz programa Excel po Microsoftovoj kolekciji od više hiljada šablona na mreži. Tražio sam koristeći izraz „budget“ i pronašao 79. Pritiskom na svaki obrazac, dobio sam više detalja, uključujući njegovu namenu, za šta je primeren i snimak primera proračunske tabele. Kad sam pronašao jedan koji je bio savršen za moj budžet, preuzeo sam ga, sačuvao i imenovao. I za nekoliko minuta sam imao dobro dizajniranu tabelu, spremnu za rad. Šablon nije obuhvatao samo budžetske kategorije, kao što su radni troškovi, troškovi osoblja i prihodi, već i uzorke podataka, formule koje rade i vrlo lepo oblikovane naslove i tekst, idealne za prezentacije.

Nisam baš mogao odmah da počnem sa unošenjem podataka. Najpre sam morao malo da uređujem, jer sam želeo da napravim kumulativni mesečni izveštaj sa procenom svakog meseca u odnosu na stvarnu potrošnju, a ovaj obrazac je imao samo jedan mesec. I, naravno, moje kategorije prihoda i potrošnje su se razlikovale od šablona. Lako je bilo da se preimenuju neke kategorije, a druge da se brišu. Naročito je bila korisna činjenica da su formule bile dovoljno inteligentne da se prilagode kad izbrišem neku kategoriju. Na primer, kada sam iz odeljka Prihod izbrisao kategoriju zvanu Prodaja imovine, Excel je iz formule za izračunavanje ukupnog prihoda automatski izbrisao odeljak Prodaja imovine. Nisam morao ručno da prilagođavam formulu. Takođe sam dodao podatke i formule za novi odeljak pod nazivom Neto prihod - koji bi od prihoda oduzimao ukupne operativne troškove i troškove osoblja - koji mi je bio važan, ali iznenađujuće nije postojao u šablonu.

Iako su naslovi i tekst šablona bili lepo oblikovani, pokušao sam da ih promenim, samo da bih proverio Excel-ove mogućnosti formatiranja. Excel je ovde sjajan: kartica Home na traci nudi odlične alate za formatiranje teksta promenom fontova i njihovih atributa, kao i za dodavanje boja u ćelije. Zatim sam prvi mesečni budžet koji sam stvorio kopirao klikom na njegovu karticu, odabirom Move ili Copy sa ekrana koji se pojavio (obavezno potvrdite polje Create a copy), a zatim klikom na OK. Uradio sam to nekoliko puta da bih napravio nekoliko kopija, a zatim sam preimenovao sve nove kartice tako da predstavljaju mesece: januar, februar, mart, april, maj, juni i jul. Zatim sam ušao u svaku karticu i promenio podatke tako da odgovaraju mesecu.

Eto! Uz samo malo truda, sagradio sam zgodan sedmomesečni budžet koji detaljno opisuje troškove, prihode i neto prihod i upoređuje sve to sa projekcijama. 

Izrada proračunske tabele: Zaključak

Microsoft Excel je daleko ispred Google Sheets-a kada je reč o izboru šablona i alatima za formatiranje ćelija i teksta. Ako vam je važno kako izgleda proračunska tabela, izbor je jasan: izaberite Microsoft Excel. Sa Google-om imate samo osnove. Međutim, za umetanje formula nema stvarne razlike između njih.

Umetanje grafikona

Budući da su grafikoni jedan od najboljih načina da se jasno prikaže značenje podataka, kreirao sam više njih za svoj proračun za testiranje: kružni grafikoni za prikaz kategorija prihoda i potrošnje, linijski grafikoni za prikaz prihoda i drugih podataka tokom vremena i stubičasti grafikoni za poređenje kategorija u jednom mesecu. I Sheets i Excel nude dodatne funkcije vizuelizacije podataka, kao što su izvedene tabele, koje vam pomažu da pronađete i prikažete osnovne odnose među podacima. Ali ovaj članak se fokusira na grafikone, najčešće korišćeni i najpristupačniji alat za vizuelizaciju podataka.

Google Sheets

Google Sheets nema baš Excel-ovu sposobnost izrade grafikona, ali ipak prilično dobro radi. Najlakši način za stvaranje grafikona je da izaberete podatke, a zatim u meniju na vrhu ekrana odaberite Insert > Chart. Sheets sam pretpostavlja kakvu tabelu želite da napravite i ubacuje je. Takođe u desnom oknu otvara uređivač grafikona, tako da možete da promenite tip grafikona i prilagodite i uredite ga. Otkrio sam da Sheets većinom tačno pogađa i stvara onu vrstu grafikona koju sam želeo, mada je imao tendenciju da prečesto daje prednost stubičastim grafikonima, čak i kada bi kružni grafikon bio bolji izbor. Ipak, dovoljno često je pogađao, pa je bilo lako da se prave grafikoni.

Kartice Setup i Customize na vrhu uređivača grafikona olakšavaju promenu tipa grafikona, uređivanje i prilagođavanje grafikona. Na kartici Setup možete pomoću padajućeg menija Chart type odabrati drugi tip grafikona. Korisno je što svaki tip grafikona ima malu sličicu, tako da možete videti vrstu grafikona koji ćete stvoriti. Međutim, sličice ne koriste podatke koje ste istakli za kreiranje grafikona, pa ne dobijate prethodni pregled grafikona kada birate vrstu. Kao što ćete videti u sledećem odeljku, Excel to radi, pa je mnogo lakše izabrati vrstu grafikona.

Što se tiče stvaranja grafikona bez prethodnog izbora podataka, to je jednostavno. Umetnite kursor u ćeliju koja je deo reda ili kolone podataka ili je susedna redu ili koloni podataka, a Charts pretpostavlja da želite da napravite grafikon pomoću podataka u blizini. Tada se ponaša kao da ste sami odabrali podatke i pretpostavlja tip grafikona, a vi kreirate grafikon baš kao da ste odabrali podatke. Jedini put kada sam imao problema sa ovim je kada sam kreirao grafikone u složenim tabelama, jer je Sheets ponekad bio zbunjen oko toga koje podatke želim da koristim.

Pošto ste umetnuli grafikon, Google Sheets vam omogućava da ga menjate i prilagođavate tako da desnim klikom u njemu birate stvari kao što su promena legende, naslova, osa, tipa ili boje grafikona. Ali te osnovne izmene nisu ni blizu bogatstvu Excel-ovih značajnih mogućnosti rasporeda i dizajna - na primer, ne možete da birate od toliko različitih rasporeda i ne dobijate toliko opcija formatiranja ili izbora boja. Možete takođe dvaput da kliknete na grafikon i tako otvorite uređivač grafikona, gde možete da unesete još više promena, uključujući promenu tipa grafikona i koristite mnogo više opcija za podešavanje kako će grafikon da izgleda.

Google Sheets ima veliki izbor grafikona, uključujući ne samo uobičajene kružne dijagrame, linijske, trakaste, prostorne i stubičaste, već i ezoteričnije, poput radara, vodopada i histograma. Međutim, ne postoji jednostavan način da se kreira mini-dijagram (Sparkline) koji ubacuje vrlo jednostavne grafikone linija, kolona ili dobitak/gubitak u pojedinačnu ćeliju tabele. Nije kao tip grafikona dostupan iz uređivača grafikona. Umesto toga, moraćete da koristite složenu sintaksu, poput ove: SPARKLINE (A1: A5, {"charttipe", "column"; "axis", true; "axiscolor", "red"}) Prilično je lako stvoriti mini-dijagrame u programu Excel, samo još jedan primer kako Excel ima superiorne mogućnosti izrade grafikona.

Microsoft Excel

Stvaranje grafikona u Excelu je sasvim prosto. Najbrži način je da istaknete podatke koje želite da prikažete u grafikonu, a na kartici Insert u traci odaberete Recommended Charts. Excel vam tada prikaže sličice tipova grafikona koji su najprikladniji za izabrane podatke. Sličice koriste podatke koje ste istakli, tako da možete tačno da vidite kako će grafikon izgledati. Pomerajte se kroz preporučene tabele, kliknite onu koju želite da koristite i ona će se stvoriti. Jednostavno. Napravio sam pola tuceta grafikona i nalazim da su preporuke uvek odgovarajuće.

Ipak, ne morate da se držite preporuka. Ako niste pronašli odgovarajući tip grafikona nakon što istaknete podatke grafikona i odaberete Insert > Recommended Charts, možete da kliknete na All Charts i da se pomerate kroz ogroman izbor programa Ekcel.

Excel ima 17 različitih tipova grafikona, uključujući i one popularnije kao što su stubičasti, linijski, kružni, trakasti i prostorni; složenije kao što su radar, površinski i histogram; a neki su poznati uglavnom stručnjacima za obradu podataka, poput box & whisker-a. Mnogi tipovi grafikona imaju još i više podtipova - na primer, među stubičastim grafikonima naći ćete grupisane stubiće, naslagane stubiće itd., a svaki od njih ima po dve varijacije. 

Rezultat? Teško da Excel neće ponuditi tip grafikona koji želite da koristite.

Kao i kod preporučenih grafikona, sličice na svim grafikonima koriste vaše podatke, tako da ćete dobiti predpregled grafikona koji ćete stvoriti. Takođe možete jednostavno istaknuti svoje podatke, odabrati karticu Insert, kliknuti na strelicu nadole pored tipa grafikona koji želite da kreirate (krug, linija, stubić i tako dalje), a zatim od prikazanih grafikona odabrati tačno onaj koji želite. Imajte na umu da ne morate da istaknete podatke pre pravljenja grafikona. Iz menija Insert na traci možete da izaberete tip grafikona koji želite da kreirate, a nakon što se grafikon sa podrazumevanim podacima ubaci u proračunsku tabelu, možete desnim tasterom miša kliknuti na njega i odabrati Select Data. Tada iz tabele birate podatke koje želite da uključite.

Kad jednom napravite grafikon, dobićete nebrojene mogućnosti za njegovo uređivanje i prilagođavanje, ili za promenu tipa grafikona. Kliknite desnim tasterom miša na grafikon da biste izabrali različite podatke za grafikon, formatirali grafikon i dodali rubove ili ispune itd. Kliknite na grafikon, a zatim idite na karticu Design i dobićete mnogo više mogućnosti, poput izbora varijanti osnovnog dizajna ili menjanje boja. Excel takođe kreira takozvane Sparkline grafikone, koji ubacuju vrlo jednostavne grafikone linija, kolona ili dobitak/gubitak u jednu ćeliju tabele. Sparklines su odlični za brzo grafičko prikazivanje trendova na kompaktan način - u mom slučaju, prikazivanje podataka poput neto prihoda i ukupnih troškova tokom vremena. Da biste kreirali Sparkline, kliknite na ćeliju u koju želite da je ubacite, odaberite iz menija Insert vrstu Sparkline-a koju želite da kreirate, a zatim izaberite podatke koje želite da se obuhvate.

Ukratko, Excel je izvanredan kreator grafikona, koji kombinuje jednostavnost upotrebe sa gotovo beskonačnim prilagođavanjem i inteligencijom što vam pomaže da izaberete pravu tabelu za najbolje predstavljanje vaših podataka.

Grafikoni: Zaključak

Ovde pobeđuje Excel. Sa Microsoftovim alatom je lakše i manje zbunjujuće praviti grafikone, a imate i mnogo više opcija za promenu dizajna, rasporeda i boja.

Dodaci

Ponekad želite više od osnovnih grafikona i podataka. Možda biste želeli da proračunsku tabelu doterate slikama, vezama do spoljnih podataka, posebnim tabelama i još mnogo čime. Dakle, nakon što sam kreirao svoj budžet, proverio sam dodatke koje nude Google Sheets i Excel. Evo šta sam otkrio.

Google Sheets

Google Sheets nudi izvanredan dodatak čija funkcija nije samo da tabela ili izveštaj izgledaju lepše. Google Forms vam omogućava da lako napravite obrasce za dobijanje povratnih informacija o podacima, formatu ili prezentaciji - zapravo, o bilo čemu. Iako je Forms dostupan kao zasebna usluga od Google-a, možete ga iskoristiti tako da obrazac priložite uz proračunsku tabelu. Kako ljudi popunjavaju obrazac, njihovi odgovori se beleže u tabelu. Da biste pokrenuli obrazac iz Sheets-a, izaberite Insert > Form i bićete preusmereni na novu stranicu koja vam omogućava da napravite upitnik korišćenjem nekoliko formata, uključujući višestruki izbor, polja za potvrdu, unos teksta slobodnog oblika i još mnogo toga. Možete da dodate grafiku i video zapise, da dodate datum i vreme, da zahtevate obavezan odgovor na neka pitanja, itd.

Kad jednom napravite obrazac, on ne živi u samoj proračunskoj tabeli. Umesto toga, obrazac šaljete e-poštom (možete poslati link ili sam obrazac) onima od kojih tražite povratne informacije. Oni popunjavaju obrazac, a informacije se tabelarno prikazuju i rezultati se raspoređuju u tabelu na stranici kojoj imate pristup samo vi. Pored Google Forms-a, Sheets ima i nekoliko načina za doterivanje proračunske tabele. Možete da umetnete slike sa računara, sa Google Drive-a, sa kamere priključene na računar ili sa interneta. Međutim, za razliku od Excel-a, Sheets nema alate za uređivanje slika.

Postoji i biblioteka alata za dodatke (izaberite Add-ons > Get add-ons), ali tamo nisam našao mnogo za doterivanje proračunskih tabela.

Microsoft Excel

Excel ima obilje tih dodataka za svakoga ko želi da tabela oživi, u rasponu od jedinstvenih grafikona i dijagrama do alata za fotografije, veza do spoljnih podataka i još mnogo toga. Moj izveštaj o budžetu sadrži odeljak o mesečnoj realizaciji prodajnog osoblja. Odlučio sam da isprobam Excel-ov „People Graph“ (kojem se pristupa preko kartice Insert na traci), koji vam omogućava da kreirate grafikone koristeći grafiku i teme dizajnirane za podatke koji se odnose na ljude. Pristupite mu preko kartice Insert na traci. Pomoću njega sam napravio stubičasti grafikon koji pokazuje koliki je iznos prodaje svaki član osoblja rezervisao za pojedini mesec. Rezultati su privlačni vizuelni element koji može da doda uzbudljivost svakoj tabeli.

Da biste kreirali grafikon ljudi, idite na karticu Insert na traci; u odeljku Add-ins kliknite na dugme People Graph, ikonu osobe ispred vodoravnih linija. Morate da se složite da instalirate dodatak. Posle trenutka ili dva, dodatak se lansira. Kliknite na dugme Data u gornjem desnom uglu grafikona, popunite naslov i kliknite na Select your data. Zatim kliknite na Create, a aplikacija ubacuje živopisan, donekle prilagodljiv grafikon. Dugme Settings vam omogućava da promenite izgled, grafiku, boje i tako dalje.

Imajte na umu da su prilagođavanja ograničena u poređenju sa drugim Excel tabelama. Takođe, u početku možete pomisliti da ne možete premestiti grafikon nakon što ga napravite. Ali ako malo petljate, moći ćete to da uradite - pomerite kursor na ivicu dok kursor ne poprimi izgled krsta, a zatim premestite grafikon. Još jedan dodatak, Bing Maps, omogućava vam da podatke stavite u sloj preko mape. Poput People Graph-a, dostupan je direktno na kartici Insert na traci; njegovo dugme prikazuje Bingov stilizovani logotip „b“. Želeo sam da ga koristim da pokažem koliki je prihod ostvaren za moje preduzeće u određenom mesecu, po lokacijama. Trebalo mi je nekoliko pokušaja dok nisam uspeo. Najbolje je najpre odabrati podatke koje želite da stavite u grafikon, a zatim kliknite dugme Bing Maps. Čak i tada, morao sam dosta da se potrudim da bih to ispravno uradio.

Dodatak radi samo ako prva kolona sadrži podatke o lokaciji. Zato sam morao da prepravim podatke u tabeli. Pošto sam to uradio, tačno je mapirao podatke, ali ne na naročito koristan način. Prikazivao je sve lokacije mog preduzeća kao krugove na mapi, ali ništa više. Da bih video podatke o prodaji, morao sam da kliknem na svaki pojedinačni krug. Bilo bi mnogo korisnije da na svakoj lokaciji postoje stubići koji predstavljaju prodaju na toj lokaciji.

Grafikon Bing Maps pomerate na isti način kao i People Graph.

Ipak, postoji mnogo drugih stvari koje Excel nudi za doterivanje izveštaja. Želeo sam da dodam fotografije, pa sam izabrao Insert > Pictures, što vam omogućava da birate slike na računaru, slike na mreži i Stock images. Stock images ima mnogo besplatnih slika visokog kvaliteta koje možete da koristite, zajedno sa okvirom za pretraživanje radi lakog pronalaženja. Pored fotografija, pronaći ćete ikone i druge vrste oblika. Iako su slike visokog kvaliteta i ima ih mnogo, dobićete mnogo veći izbor ako odlučite da tražite slike na mreži. Kada to učinite, bićete preusmereni na ekran koji vam omogućava pretragu Bing slika. Pokušao sam sa više pretraga da vidim šta mogu da dodam. Bilo da se radi o naftnim bušotinama, zmijama, robotima ili bilo čemu drugom što sam probao, našao sam mnogo upotrebljivih slika, a sve su bile označene licencom Creative Commons for reuse. (Možete i da proširite pretragu tako što ćete potražiti sve slike, a ne samo one sa licencom Creative Commons.) Na isti način možete da umetnete i svoje fotografije tako što ćete izabrati Insert > Pictures i dođite do slike koju želite da koristite.

Bez obzira da li dodajete sliku sa mreže ili neku svoju, umetanje u proračunsku tabelu je jednostavno: kliknite sliku, a zatim kliknite Insert. Sliku možete urediti i na više načina, uključujući osnovno uređivanje fotografija, poput korekcije boja i dodavanje umetničkih efekata, dodavanje rubova i još mnogo toga. Da biste to uradili, kliknite fotografiju i na traci će se pojaviti kartica Picture Tools sa raznim alatima za uređivanje fotografija. Dalje sam odlučio da u izveštaje ubacim procene cena akcija koje će se stalno ažurirati. Ta mogućnost nije ugrađena direktno u Excel, ali je besplatno dostupna uz dodatak Stock Connector iz Microsoft Store-a. Pokušao sam sa nekoliko akcija i ažurirale su se svakih 15 minuta.
Postoje mnoge druge funkcije koje možete dodati, a dostupne su na kartici Data, uključujući aktivne podatke iz SQL baza podataka, tabela na Internetu i drugih izvora.

Takođe možete da koristite alate za crtanje dostupne u okviru Insert > Smart Art. Možete i da umetnete ikone (izaberite Insert > Icons), kao i oblike koje možete koristiti za dijagrame toka i druge svrhe (izaberite Insert > Shapes).
Ukratko, ako želite da doterate proračunske tabele i izvještaje, Excel je ogroman, koristan univerzum – mada vam se neće svi dodaci činiti jednako korisnim.

Dodaci: Zaključak

Ako želite da prikupljate povratne informacije o svojoj proračunskoj tabeli, Google pobeđuje u ovoj rundi. Google Forms je izuzetno korisna alatka za brzo i lako prikupljanje povratnih informacija. Sve prikupljanje podataka se automatski vrši za vas i tabelarno prikazuje na karticama u vašim radnim listovima.  Za sve ostalo, pak, Excel daleko nadmašuje Sheets. Ima bolji izbor slika, kao i izvrsne alate za uređivanje slika, nešto što Googleu nedostaje. Excel takođe ima i niz drugih funkcija koje mogu da dodaju vrednost proračunskoj tabeli, mada neke - poput Bing Maps - i dalje zahtevaju doradu.

Saradnja uživo

Saradnja članova tima je važna karakteristika, posebno u kompanijama u kojima svi zaposleni ne rade u istoj zgradi - ili čak u istom gradu. (A zar to danas nije većina kancelarijskih radnika?) Testirao sam koliko mi Excel i Google Sheets omogućavaju da istovremeno sa drugima radim na istom dokumentu, uređujem, vidim koje promene unose drugi ljudi i ćaskam sa njima dok radimo. 

Google Sheets

Google-ov G Suite je pravljen tako da se na umu imala saradnja u realnom vremenu i to se vidi. Da biste pozvali druge da sarađuju sa vama na dokumentu, kliknite na dugme Share u gornjem desnom uglu ekrana i unesite adrese e-pošte ljudi sa kojima želite da delite. Google Sheets pregleda vašu listu kontakata na Gmail-u dok kucate, tako da možete brzo da odaberete pravu osobu. Ako neko nije u vašim Gmail kontaktima, možete prosto da unesete njegovu adresu e-pošte. Ako ste u Gmail-u kreirali neku grupu, možete umesto pojedinačnih adresa da ukucate ime grupe i pozivnica će ići svima u grupi.

Ako želite, umesto toga možete sami da pošaljete link ljudima sa kojima želite da sarađujete. Da biste to uradili, nakon što kliknete na dugme Share, kliknite na dugme Copy link na dnu ekrana koji se pojavio, a zatim pošaljite link nekome na bilo koji način, na primer, e-poštom, tekstom ili direktnom porukom. Za svaku osobu možete da odlučite da li sme da uređuje dokument, samo da ga komentariše ili samo pregleda. Ukucajte opcionu poruku i e-pošta će se poslati vašim saradnicima.

Kada prime e-poštu, oni kliknu na Open in Sheets da bi otvorili fajl. Svi pozvani mogu istovremeno raditi na dokumentu i videti šta drugi ljudi rade. Svi se prepoznaju po boji kursora i možete ih gledati kako rade u realnom vremenu. Pređite mišem preko nečijeg kursora da biste videli njegovo ime. Google Sheets takođe nudi tekstualno ćaskanje uživo; samo kliknite na ikonu ćaskanja. Primetio sam da je ćaskanje uživo posebno korisno za saradnju, jer nam omogućava da razgovaramo o uređivanju tokom unošenja i da, između ostalog, odlučimo ko će raditi na kojim odeljcima dokumenta.

U svakom trenutku možete ljudima da promenite prava na saradnju i uređivanje koja ste im već postavili. Kliknite na Share da biste videli listu svih koji imaju pristup dokumentu. Tu možete da promenite njihova prava pristupa (na primer, iz uređivanja u samo čitanje) i da rukujete globalnim podešavanjima kako ljudi mogu pristupati dokumentu - na primer, mogu li ljudi sa pristupom u programu Editor deliti dokument sa drugima i da li gledaoci i komentatori smeju da preuzmu, odštampaju i kopiraju dokument.

Microsoft Excel

Kada je reč o saradnji uživo, Microsoft Office tradicionalno zaostaje za Google-ovim G Suite-om. Iako je zajedničko uređivanje na mreži u nekom obliku dostupno korisnicima sistema Office još od 2013. godine, saradnja uživo nije bila ugrađena u stonu Excel aplikaciju do jula 2017. godine - i tada samo za pretplatnike sistema Office 365/Microsoft 365. Oni koji poseduju trajnu verziju Excela mogu da sarađuju uživo, ali samo koristeći Excel Online. Testirao sam saradnju uživo iz najnovije verzije programa Excel u sistemu Office 365/Microsoft 365 i u pregledaču pomoću programa Excel Online.

Bez obzira da li sarađujete iz klijenta za stone računare ili iz programa Excel Online, proračunske tabele koje želite da delite moraju da se čuvaju na OneDrive, OneDrive for Business ili SharePoint Online. A ako koristite klijenta za stoni računar, moraćete klizač AutoSave koji se nalazi u gornjem levom uglu prozora programa Excel da postavite na On. Da biste delili iz klijenta za stone računare, kliknite na dugme Share u gornjem desnom uglu Excel ekrana. Otvara se prozor „Send link“. Unesite u polje za unos adrese e-pošte ljudi sa kojima želite da sarađujete i unesite poruku ako želite.

Podrazumevano ljudi sa kojima delite dokument mogu da ga uređuju, ali im možete dati pristup samo za čitanje klikom na ikonu Anyone with the link can edit odmah iznad okvira za unos, a na ekranu koji se pojavi poništite potvrdu uz Allow editing. Na tom ekranu takođe možete da podesite datum isteka veze za deljenje i postavite lozinku koja će ljudima kojima ste poslali vezu biti potrebna da bi pristupili tabeli. U prozoru „Send link“ možete da kopirate link i sami ga pošaljete (na primer, putem tekstualne ili trenutne poruke), umesto da vam je Excel pošalje, ili da link pošaljete putem Outlook-a. Konačna opcija je slanje kopije proračunske tabele bilo kao Excel radne sveske ili kao PDF-a, ali ta opcija ne dozvoljava saradnju uživo.

Kada završite, kliknite na dugme Send.

Deljenje Excel tabele pomoću Internet verzije Excel-a je vrlo slično, iako interfejs izgleda malo drugačije. Kliknite na dugme Share u gornjem desnom uglu ekrana. Na ekranu koji se pojavi unesite adrese e-pošte ljudi sa kojima želite da delite, unesite napomenu ako želite i sledite ista uputstva za deljenje kao sa klijentom za stoni računar.  Bez obzira da li pozivate ljude iz klijenta za računare ili iz programa Excel Online, Microsoft šalje e-poštu ljudima sa kojima želite da sarađujete. Kada kliknu na ime fajla ili na dugme Open, biće preusmereni u tabelu koja se otvara u programu Excel Online. Oni mogu da je uređuju ili čitaju u programu Excel Online, u zavisnosti od dozvola koje ste dodelili, ili da kliknu na Open in Desktop App i koriste je iz Excel klijenta za stoni računar.

Promene koje drugi unose možete da vidite u realnom vremenu pomoću obojenog kursora koji ukazuje na prisustvo drugih (svaka osoba dobija drugu boju). Promene se pojavljuju kada se neki posao završi - unošenje podataka u ćeliju, stvaranje grafikona i tako dalje. Kako u onlajn verziji tako i u klijentu za stoni računar videćete listu ljudi koji trenutno sarađuju sa vama na dokumentu. Kliknite na nečije ime i videćete lokaciju ćelije na kojoj trenutno radi (na primer, K5).
Imajte na umu da ako koristite SharePoint ili verziju sistema Office za preduzeća dobijate dodatne funkcije za saradnju, uključujući mogućnost pronalaženja saradnika pomoću vašeg korporativnog adresara.

Saradnja uživo: Zaključak

Nije iznenađujuće što je za saradnju Google Sheets superiorniji od programa Excel. Excel ne nudi ćaskanje i ne nudi iste precizne nivoe dozvola koje pruža Sheets. Google Sheets olakšava saradnju, uključuje ćaskanje i ima složenije nivoe prava na deljenje.

Komentarisanje proračunskih tabela

Ponekad najbolji način za dobijanje povratnih informacija o proračunskoj tabeli nije putem saradnje uživo, već tako što će jedna po jedna osoba pregledati tabelu i predložiti promene. Saradnici imaju više vremena da razmotre svoje predloge i ne moraju svi istovremeno da rade na listu. Mogućnost obeležavanja dokumenta - da bi se videle promene koje ste vi ili drugi ljudi napravili – je obavezna u programima za obradu teksta, ali ta funkcija se ne prenosi dobro u proračunske tabele, s obzirom na ograničenost prostora. Ako ste navikli na odlične funkcije pregleda i označavanja u Microsoft Word-u i Google Docs, nećete ih naći u Excel-u ili Google Sheets-u. Međutim, možete da dodate komentare i čitate komentare drugih. Odlučili smo da vidimo kako obe aplikacije rade sa ovom funkcijom.

Google Sheets

Da biste započeli komentar u Google Sheets-u, stavite kursor u ćeliju, a zatim izaberite Insert > Comment. (Takođe možete da kliknete desnim tasterom miša na ćeliju i u meniju koji se pojavi izaberete Comment (Komentar) ili da koristite prečicu sa tastature Ctrl-Alt-M.) Pojaviće se okvir sa vašim imenom na vrhu. Ukucajte svoj komentar u okvir za tekst i kliknite Comment. U gornjem desnom uglu ćelije pojavljuje se narandžasti trougao, što ukazuje da tu postoji komentar. Kliknite ćeliju ili zadržite kursor iznad nje da biste pročitali komentar.

Ali Google Sheets ima nekoliko trikova u vezi s komentarima. Svako ko ima pristup proračunskoj tabeli može da klikne na komentar i odgovori na njega. Tada ljudi mogu da kliknu na taj odgovor i odgovore na njega, i tako dalje, tako da to postane nit neprekidnog razgovora.  Takođe možete stvoriti link do bilo kog komentara, a zatim poslati taj link nekome. A postoji čak i brži način da nekome pošaljete link do komentara. U tekstualno polje za komentar unesite simbol @ i odaberite ime osobe sa liste koja se pojavljuje ili jednostavno počnite da unosite njeno ime posle simbola @ i odaberite je sa liste koja se pojavljuje. Kada nekoga na ovaj način pomenete u komentaru, on će dobiti obaveštenje e-poštom sa linkom do komentara, gde može da odgovori kao i obično. Pored toga, kada im dodelite komentar, nakon što se pobrinu za njega, mogu da kliknu na znak za potvrdu u gornjem desnom uglu da ga označe kao gotov.

Bez obzira na to kako započnete nit komentara, nakon što je konverzacija završena, prvobitni komentator može da klikne na dugme Resolve pa će originalni komentar, zajedno sa odgovorima, nestati. Tražite određeni komentar - ili ste jednostavno shvatili da problem ipak nije rešen? Ako kliknete na dugme Open comment history u gornjem desnom uglu ekrana, pojaviće se okno za komentare gde se prikazuju svi komentari i niti komentara, uključujući one koji su rešeni. Ovde možete dodati još odgovora - i ako odgovorite na nit koja je rešena, ona ponovo postaje aktivna. Kliknite bilo koji komentar na listi istorije komentara da biste otišli do ćelije u kojoj se on nalazi.

Grafikoni ne mogu direktno da se komentarišu. Moraćete da napravite komentar u susednoj ćeliji i pomenete grafikon ako želite da ga komentarišete.  Takođe možete da umetnete jednostavno polje za tekst koje ne uključuje nijednu od karakteristika komentara tako što ćete izabrati Insert > Note. Uopšte nisam našao koristi od ove funkcije; verovatno nećete ni vi.

Microsoft Excel

Da biste komentarisali Excel tabelu, idite na karticu Review (Pregled) na traci i kliknite na New Comment (Novi komentar). Pojaviće se okvir za tekst sa vašim imenom (ako je dostupno) na vrhu, zajedno sa lokacijom ćelije u kojoj dajete komentar (na primer, L41). Ukucajte svoj komentar, kliknite strelicu na dnu ekrana komentara i vaš komentar će se pojaviti.

Istovremeno, mali ljubičasti trougao u uglu ćelije ukazuje na to da postoji komentar.

Kada kliknete negde drugde na proračunskoj tabeli, okvir za tekst nestaje. Da biste pročitali komentar, kliknite ili zadržite pokazivač iznad ćelije i pojaviće se okvir za tekst. Komentari se takođe mogu čitati klikom na Previous Comment, Next Comment ili Show Comments kada ste na kartici Review. Excel ima @ funkciju za komentarisanje slično onoj kakvu ima Sheetsa. Kada kreirate novi komentar, otkucajte @, a zatim prvih nekoliko slova imena ili prezimena osobe, a zatim izaberite njegovo ime sa liste koja će se pojaviti. Nije baš toliko korisna kao Google-ova funkcija jer ne možete nekome dodeliti komentar kao zadatak. I to funkcioniše samo za one koji imaju poslovnu ili obrazovnu verziju programa Excel, i to samo ako je fajl uskladišten u SharePointu ili OneDrive za preduzeća.

Kao i u Sheets-u, ljudi mogu da odgovaraju na tuđe komentare, tako da možete voditi međusobni razgovor. Kao i kod Sheets-a, možete niti da razrešite i ponovo ih otvorite. Ne možete da komentarišete grafikone - kliknite na grafikon i naredba New Comment na traci postaje siva. Kao i kod Sheets-a, moraćete da dodate komentar u neku obližnju ćeliju. 

Komentari: Zaključak

Google Sheets je ovde pobednik za dlaku. Funkcije komentarisanja i uvođenja niti su gotovo identične, osim što je Sheets funkcija @ nešto bolja od Excel-ove i svi mogu da je koriste, umesto da bude ograničena na korisnike čiji su fajlovi uskladišteni u SharePointu ili OneDrive za preduzeća. Ako vam nije stalo do te funkcije, njihove mogućnosti su identične.

Rad na različitim platformama

Kao i mnogi drugi, koristim nekoliko uređaja, uključujući Windows PC, MacBook Air, dva iPad-a, Android tablet i iPhone. Zato sam testirao kako proračunske tabele rade na više uređaja. Takođe sam probao besplatnu veb verziju programa Excel, koja se zove Excel Online, da bih video kako se uklapa.

Google Sheets

Budući da je Google Sheets zasnovan na Internetu, rad sa njim na Mac-u identičan je radu sa njim na Windows PC-ju. Postoje i aplikacije Google Sheets za Android i iOS tablete i telefone. Verzije Google Sheets za iOS su identične za tablete i telefone, sa istim jednostavnim interfejsom. Dodirnite ćeliju i na dnu ekrana će se pojaviti okvir koji vam omogućava dodavanje teksta ili formula. Ikone na dnu ekrana omogućavaju vam radnje poput formatiranja teksta i ćelija. Ikone na vrhu ekrana imaju i druge mogućnosti, uključujući gledanje komentara. Kako u verziji za tablet tako i za telefon možete da izaberete da radite oflajn kada niste povezani na Internet, baš kao što to možete učiniti u verziji zasnovanoj na vebu. Takođe možete sarađivati sa drugima uživo na isti način kao što to možete učiniti u veb verziji.

Verzija za Android tablet izgleda i radi gotovo identično verziji za iPad, iako Android verzija ima funkciju provere podataka koja vam omogućava da ograničite vrste podataka koji se mogu uneti u određene ćelije, dok verzija za iPad to nema.

Microsoft Excel

Poslednjih godina, Microsoft je konačno obratio ozbiljnu pažnju Mac verziji sistema Office, koju je ranije puštao da propada. Bez obzira na to da li je deo pretplate na Office 365/Microsoft 365 ili softver za trajnu licencu, Office za Mac izgleda i radi slično kao Windows verzija. Excel za Mac ima isti interfejs fokusiran na traku, iako takođe ima meni iznad nje za obavljanje različitih zadataka, poput otvaranja i čuvanja fajlova ili umetanja predmeta. To može malo da zbuni kada prelazite sa verzije programa Excel za Mac na Windows verziju, jer morate da vodite računa da pored trake koristite i taj meni. Još jedna razlika je u tome što kartica File verzije za Windows nije dostupna u verziji za Mac. Da biste na Macu izvršili neke zadatke koji se u Windows verziji nalaze na kartici File, moraćete da odete na nekoliko različitih mesta na Macu. Na primer, u verziji programa Excel za Windows prelazite na karticu File ako želite da zaštitite (drugim rečima, zaključate) radnu svesku ili radni list. U verziji za Mac morate na traci da otvorite karticu Review.

Ipak, verzije za Mac i Windows izgledaju i rade uglavnom isto, a ja sam se prebacivao između njih bez ikakve zabune.  IPad i iPhone verzije Excel-a su izvrsne - posebno iPad verzija. Izgled je vrlo sličan verzijama za Windows i Mac, sa sedam kartica na vrhu: Home, Insert, Draw, Formulas, Data, Review i View. Funkcije na karticama oponašaju ekvivalentne na Windows i Mac računarima. Ipak, nisu sve funkcije dostupne. Na primer, nekoliko vrsta grafikona ne možete da napravite, uključujući izvedene grafikone, a formatiranje ćelije i teksta je mnogo ograničenije nego u verzijama za stoni računar.

Kada sam otvorio svoj radni list budžeta u iPad verziji Excel-a, otkrio sam da je savršeno replicirao proračunsku tabelu iz verzije za računare, uključujući grafikone i formatiranje ćelija i teksta. Takođe sam mogao da dajem komentare i da ih pregledam. Verzija za iPhone je više ogoljena od verzije za tablet, kako bi se prilagodila manjem ekranu telefona i virtuelnoj tastaturi. Međutim, odlično prikazuje proračunske tabele, uključujući grafikone, koji na telefonu izgledaju upravo onako kako izgledaju na ekranu računara. Ipak ćete radije okrenuti telefon bočno kako bi se podudarao sa Excel-ovom orijentacijom.

Da biste u iPhone verziju unosili podatke i formule, idite u okvir za unos pri vrhu ekrana, pored simbola fx. Brojeve, tekst i formule ukucavate i birate među Excel-ovim formulama putem virtuelne tastature. Takođe možete formatirati tekst, ćelije i brojeve pomoću menija u gornjem desnom uglu ekrana, kao i da delite i pretražujete radni list. Nećete imati sve mogućnosti koje postoje u verziji za Windows. Ali za čitanje proračunske tabele ili za osnovni unos ova verzija vrši posao.
Takođe sam testirao Android verziju programa Excel na tabletu. Odražava verziju iPad-a, ali ima još jednu dodatnu funkciju - pored kartica Home, Insert, Draw, Formulas, Data, Review i View na traci, ima i karticu File, sličnu kartici File u verziji operativnog sistema Windows. Kao i kod verzije Windows, i ovde možete otvoriti i kreirati fajlove, kao i štampati, deliti fajl i menjati Excel postavke. Međutim, ne dozvoljava vam izvoz fajla u drugi format ili upravljanje Office nalogom. Na kraju, testirao sam verziju Excel-a zasnovanu na vebu. Nema sve atrakcije klijenata za računare, ali ima sve što će vam biti potrebno za osnovni rad sa tabelama. Izgled je prilično sličan verziji za računare, uključujući stalno prisutnu traku sa karticama File, Home, Insert, Formulas, Data, Review, View i Help. Možete lako da kreirate i menjate formule, pravite grafikone, komentarišete, vidite tuđe komentare i tako dalje.

Ima značajnu snagu, uključujući mogućnost kreiranja izvedenih tabela, ali proračunske tabele ne možete da sačuvate u istim razolikim formatima kao u verziji za Windows - na primer, ne možete da sačuvate kao .XLS, HTML, .XML ili .CSV. A možete da radite jedino na proračunskim tabelama sačuvanim u OneDrive-u, OneDrive-u za preduzeća, SharePointu ili u vašem Dropbox nalogu. Ako na računaru koji koristite imate instaliran Excel klijent, možete da otvorite fajl u celoj aplikaciji klikom na Edit u programu Excel ili Open u Desktop App na vrhu ekrana. Omogućava vam saradnju sa drugima, bilo u programu Excel Online ili na klijentu za stone računare.  Sve u svemu, veb verzija Excel-a dobro se drži u poređenju sa Google Sheets-om, mada za saradnju nije tako dobra kao Sheets.

Rad na različitim platformama: Zaključak

Ukupan izgled, osećaj i skup funkcija programa Excel sličan je u svim platformama, što olakšava prelazak sa jedne na drugu. U Google Sheets-u, verzije za tablet i za telefon izgledaju drugačije od veb verzije, ali razlika je nedovoljna da bi otežala prebacivanje među njima. Ukratko, oba alata dobro funkcionišu jer olakšavaju pregled i uređivanje proračunskih tabela na nizu različitih uređaja - ovde nema jasnog pobednika.

Opšti zaključci

Šta je bolje za vaše poslovanje, Microsoft Excel ili Google Sheets? To zavisi od vaših potreba.  Za veći izbor šablona, bolje formatiranje ćelija i teksta, veći izbor tipova grafikona i bolje funkcije rasporeda, Excel je jasan pobednik. Iako nisam testirao napredne alate za proračunske tabele i analizu podataka, poznat je i po njima. Ali za rad sa drugima radije ćete da odaberete Google Sheets. Njegove funkcije za saradnju su superiornije od Excel-ovih. Mogućnosti komentarisanja Google Sheets-a su malo ispred Excel-a. A ako želite da prikupljate povratne informacije o svojoj proračunskoj tabeli, on vam omogućava da to lako učinite pomoću upitnika.

Izvor: COMPUTERWORLD