Једноставни савети за побољшање састанака преко апликације Zoom

Уз коришћење тих савета за видео-састанке, рад би био много продуктивнији – и забавнији. Мислим да сви можемо да се сложимо да рад на даљину има одређене недостатке. Немојте ме погрешно схватити – не жалим се јер већ годинама свој посао обављам на даљину, али то не мења чињеницу да такав начин пословања пред нас поставља скуп јединствених изазова. Један од њих је и да је виртуелни састанак са члановима тима једноставно сасвим различит од непосредног састанка са њима. То је вероватно највећа замерка коју наводе људи навикнути на рад у канцеларији. Рад на даљину захтева другачији скуп алата, али и другачије поступке којима би се ангажовали и заинтересовали сви присутни на састанку. Пошто су околности такве да све више зависимо од апликација за видео-конференције, требало би да те виртуелне састанке направимо ефикаснијим.

Наравно, запослени у компанијама тренутно нису једини који користе Zoom да би остали повезани. Током последњих шест месеци, апликација Zoom је служила и као подразумевани алат за организацију свих врста окупљања, од рођендана до часова клавира. Сада је апликација један од основних алата школа у различитим деловима света које покушавају да се прилагоде учењу на даљину. Рецимо, у нашој кући постоје четири виртуелна ученика, укључујући и ученика првог разреда. Током протекле недеље приметио сам да је његов учитељ на сјајан начин успео не само да одржи пажњу целом одељењу шестогодишњака, већ и да их значајно ангажује током часа, а његов пример би могао значајно да унапреди и састанке пословних тимова у компанијама.

Бавите се једном по једном темом

Наравно, ваш тим вероватно може да обавља више задатака истовремено, али што се тиче Zoom састанака, много је боље да се посебно бавите сваком појединачном темом. Ако заиста треба да размотрите више тема на састанку, размислите о томе да поделите састанак на различите временске интервале између којих ће људи моћи мало да предахну. Због чега? Управо због тога што већина нас, баш као и прваци, боље обрађује информације које су подељене на мање деловеа. Ако желите да се људи нечега сете или да томе придају важност, таквој теми треба дати време које заслужује и не оптерећивати је неким другим информацијама. Прилично је јасно колико цените неку тему ако је издвојите од свега осталог. С друге стране, прилично је тешко одредити шта је важно кад имате попис од дванаест битних ствари.

Пазите на време

Нико не воли дуге састанке. Дуги виртуелни састанци су још гори. Нико не оспорава чињеницу да је ученицима првог разреда пажња прилично ограничена. Знате шта? Исти такви су и чланови вашег тима. Не тврдимо да они не могу да се усредсреде боље од првака, већ вас подсећамо да при раду на даљину има много тога што вам одвлачи пажњу док седите испред екрана рачунара. Због тога је много лакше „обавити посао током састанка“. Осим тога, седење испред екрана захтева више енергије. Једноставно је тако. Ако желите да ваш тим буде ангажован, учините свима услугу и закажите састанке који ће трајати тачно толико времена колико вам је заиста потребно да прођете кроз све тачке дневног реда. Наравно, ако се бавите једном по једном темом, много је лакше да вам састанци буду фокусирани и кратки. Чланови вашег тима не желе да све време током састанака преко апликације Zoom говоре о томе шта свако од њих ради. То време би много радије провели тако што би радили свој посао. Састанци су, наравно, важни – они нам омогућавају сарадњу, планирање и координисање нашег заједничког рада. Међутим, састанци треба да трају онолико дуго колико је неопходно да бисмо се договорило о свему што сам навео.

Користите визуелне знакове

Коначно – и знам да ће вам ово изгледати као шала, али мораћете да ми верујете – ако желите да ваш тим буде ангажован, користите разне знакове у облику шаке који постоје у апликацији. На пример, ако желите да прославите неко достигнуће тима, уместо да сви укључе микрофоне и почну да тапшу, користите сличицу која приказује руке које тапшу или оне које плешу. Не, не шалим се. Да, знам да сте одрасли, али никада нисте сувише стари за такву врсту забаве. Да ли ће вам бити чудно. Да, али само на секунд или два. Није важно ако функционише. Стварно се не шалим – то је, у ствари, изузетно користан начин да се постигну две ствари. Прво, вашем тиму пружа заједничко искуство и визуелни језик који можете да користите за комуникацију, а да, при том, не пре кидате састанак читавим низом поступака који неизбежно следи док чекате да се 30 људи укључи, тапше, каже „одличан посао“, а затим поново искључи микрофоне.

Ако сте менаџер, такав поступак вам омогућава да брзо уочите колико је ангажован ваш тим. То је можда чак и важније јер је прегледање просторије веома тешко када се у тој „просторији“ налази гомила немих лица на екрану рачунара. Осим тога, ако је првачићу забавно, зар не бисмо сви волели да нам на радном месту буде бар мало забавно?