Smatrajte se upozorenim. Ove greške mogu da osujete vaše napore, naruše vaš poslovni položaj i loše započnu odnos sa izabranim dobavljačem. Evo kako da ih izbegnete. Prenošenje vaše infrastrukture dobavljaču upravljanom uslugom (MSP – managed service provider) ima svoje prednosti. Manji troškovi podrške, promenljivi jedinični troškovi resursa i smanjeno vreme ciklusa za obezbeđivanje projektnih resursa su među prednostima koje se najviše cene kod kompanija koje prelaze na taj način rada. Ali spoljna podrška za infrastrukturu takođe nosi rizik da li će vam MSP pružiti tačno ono što ste tražili, ne ono što vam zaista treba, a moglo bi biti skuplje nego što ste očekivali. Evo pet uobičajenih i vrlo skupih grešaka koje organizacije prave kada prenose infrastrukturu MSP-ovima i saveti kako da se te greške izbegnu. Kada ste svesni ovih rizika i preduzmete proaktivne korake za njihovo ublažavanje bićete u situaciji da iskoristite pogodnosti prelaska na spoljnu podršku, a istovremeno ćete sačuvati, pa čak i poboljšati poslovni rezultat svoje odluke o prenosu.
1. Nepoznavanje svog osnovnog otiska pre kretanja u nabavku
Organizacije se često upuste u inicijativu za angažovanje spoljne podrške, uverene da jasno i tačno razumeju svoj osnovni otisak, ali se iznenade kada neko kasnije dođe da izvrši reviziju ili popis onoga što je fizički tu. Od suštinske je važnosti da ove popise uradite sami da biste krenuli u nabavku sa pravim količinama, jer će vam to pomoći da dobijete najbolje cene za podršku i merne jedinice vezane za tu podršku. Ako propustite da pregledate osnovu pre nego što krenete u nabavku, na kraju biste mogli da izaberete dobavljača misleći da shvatate troškove, ali na kraju utvrdite da ste pogrešili u pretpostavkama osnovnog otiska i da će troškovi biti veći od očekivanih.
Takođe gubite mogućnost uticaja na trošak za podršku tom otisku kada treba da uvećate prethodno navedene količine. Nećete hteti odmah da primenite dodatne naknade za resurse / smanjeni kredit za resurse (ARC/RRC – additional resource charge/reduced resource credit) nakon što odaberete dobavljača, jer biste potencijalno rizikovali svoj poslovni rezultat i izložili se pitanjima kao što je: „Da li bih još uvek imao odgovarajući poslovni rezultat sa ovim ažuriranim osnovnim brojevima i povezanim promenama troškova? “ Uvek je najbolje da unapred utvrdite osnovni otisak kako biste mogli da proverite svoj poslovni rezultat i vodite ga dalje bez materijalnih promena dok proces sazreva i dok na kraju ne odaberete dobavljača.
2. Ulaganje premalo energije u predviđanje potražnje
Pravilno predviđanje vaše potražnje je presudno iz niza aspekata, ali najvažnije je da želite da budete u stanju da unapred znate koliki su troškovi sa vašim osnovnim otiskom da biste mogli na osnovu vaše predviđene potražnje da na tu strukturu troškova primenite promene za period. Korišćenjem tog osnovnog stanja i prognozirane potražnje MSP-ovima se omogućava uvid u osnovni prihod i porast prihoda za tu predviđenu potražnju. Kada dobavljači imaju ovaj uvid, biće agresivniji sa svojim cenama i ustupcima. Razumevanje i pružanje tog uvida vašem dobavljaču pomoći će da se u početku uspostave tačne cenovne tačke koje će potom postati sidro za uspostavljanje pravog ARC / RRC modela za odstupanja od vaše osnove tokom vremena. Nepravilno predviđanje potražnje će oštetiti vaš poslovni slučaj u vremenu.
3. Zanemarivanje ranijih pokazatelja performansi
Bez obzira na to podržavate li danas svoju infrastrukturu sami ili je podržava neko treće lice i želite to da promenite, ne pravite grešku kretanjem u nabavku samo sa predviđenim očekivanjem performansi. Krenite naoružani trenutnim, kao i ranijim pokazateljima performansi za najmanje proteklih šest meseci. Kretanje u nabavku sa objektivnim podacima koji pokazuju performanse vaših sistema, vreme odziva na incidente i performanse zahteva za uslugu najmanje tokom prethodnih šest meseci, olakšaće pregovaranje i prihvatanje trenutnog stanja performansi i očekivanih budućih performansi sa vašim odabranim ili procenjenim provajderima. To takođe uspostavlja mogućnost da brže dospete do tog osnovnog stanja gde postoji ograničeni period povećanja ako sami sporazumi o nivou usluge ne sadrže penale koji se odnose na podršku i obećane usluge.
4. Zaboravite da ažurirate svoju dokumentaciju o trenutnim uslugama
Baš kao što bi pre kretanja u nabavku trebalo da znate svoj osnovni otisak, takođe treba i da proverite da li ste ažurirali dokumentaciju svih usluga koje se trenutno obavljaju pre nego što krenete dalje. Popis celokupnog paketa usluga koje danas vršite, njihov pregled i njihova ocena uveliko doprinosi odgovarajućem utvrđivanju troškova vaše usluge. Odvojite sada vreme da navedete koje još zadatke ili usluge želite da dodate paleti usluga koje vrše spoljni saradnici, a koje danas ne pružate ili želite da se vrše drugačije. Nije uvek potrebno ili čak praktično navesti sve moguće svakodnevne zadatke koje želite da vaš dobavljač obavlja. Dok dokumentujete svoju paletu usluga koje će vršiti spoljni saradnici, koristite izraze poput „uključujući, ali ne ograničavajući se na sledeće“ ili „uzorak aktivnosti obuhvaćenih ovom odgovornošću“. Presudno je unapred na papiru definisati opseg usluga, jer će ono što propustite biti prilika za vašeg dobavljača da kasnije predstavi kao zahtev za promenu.
5. Omogućavanje pružaocima upravljane usluge da kontrolišu narativ tokom čitavog procesa ocenjivanja
Većinu rizika povezanih sa smanjenjem opsega ili neodgovarajućim ispunjavanjem zahteva možete da ublažite ako upravljate i kontrolišete opise obima usluga i načina na koji ćete kolebanja u toj usluzi povezati sa unapred definisanim pokazateljima. Zbog toga je toliko važno upravljati, hvatati, kvantifikovati i propisati stanje vaše infrastrukture u smislu broja servera, načina na koji ih klasifikujete, broja rutera po serijama, nivou (malih, srednjih ili velikih rutera), bežičnim pristupnim tačkama i drugim stvarima te prirode. Ako znate koji su to pokazatelji i u stanju ste da vršite poređenje sa prognozom vaše potražnje, možete da krenete u nabavku tako da tražite određene cene prema vašim pokazateljima i kvantifikaciji vašeg okruženja. Ako pružite svim potencijalnim dobavljačima sveobuhvatan i konkretan zahtev za predloge, osnovne pokazatelje i predviđanje potražnje, oni će moći da vam vrate normalizovane predloge koje ćete moći da razmatrate kao uporedive od različitih dobavljača. Ovo će vam pomoći da donesete informisanije odluke o tome ko vam najviše odgovara, ne samo u pogledu posvećenosti usluzi već i u pogledu troškova usluge.
Kada je reč o uslugama upravljanja infrastrukturom, bitno je da ovu vrstu planiranja obavite pre nego što krenete u nabavku da biste izbegli skupe greške nakon što izaberete i sklopite ugovor za usluge. Ima istine u tvrdnji da je priprema najbolji oblik prevencije. U ovom slučaju, priprema će vam pomoći da ublažite neke rizike povezane sa prepuštanjem usluga upravljanja infrastrukturom spoljnim kompanijama.
Izvor: CIO Insider