Teško je oprostiti se. Još je gore dodavati dragocene resurse u projekat koji je osuđen na neuspeh.Predlog projekta je izgledao čvrst. Kolege iz menadžmenta složili su se da investicija ima smisla iz svakog ugla. Vremenom je, međutim, postalo očigledno da su svi grešili. Ključni indikatori signališu da projekat ne samo da ne ispunjava očekivanja, već da je verovatno krenuo ka potpunom neuspehu. Šta sad?
Znati kada treba odustati od neuspele informatičke investicije pre nego što ona sasvim propadne, odnoseći vreme, novac i konkurentsku prednost, veština je koju poseduje svaki vrhunski direktor informatike. Za sticanje ove sposobnosti potrebna je kombinacija uvida, iskustva i spremnosti da se pažljivo obrati pažnja na znakove upozorenja koji ukazuju na to da bi informatička investicija koja je nekad obećavala uskoro mogla da se otkotrlja na digitalno groblje.
Evo 7 naznaka koje pokazuju da je možda vreme da se položi venac na nekada svetlu i ružičastu inicijativu.
1. Projekat zahteva stalna preispitivanja i revizije
Strateška ulaganja u IT uključuju rizik, ali su po prirodi uglavnom dugoročna. „To su predlozi za aktivno stvaranje digitalnih opcija za kompaniju“, objašnjava T. Ravichandran, profesor upravljanja lancima snabdevanja na Politehničkom institutu Rensselaer. Ipak, ako investicija dovede do projekta koji nije potpuno pokrenut i ne funkcioniše u unapred definisanom vremenskom roku – recimo, šest meseci ili godinu dana – možda je vreme da se preispitaju strategija i ciljevi te inicijative ili da se pređe na nešto drugo.
Eskalacija obaveza je glavni problem koji pogađa mnoge IT projekte, napominje Ravichandran. „Pošto smo uložili nešto novca [u inicijativu], primorani smo da nastavimo tim tokom“, navodi on.
Postupno finansiranje investicije, a ne u potpunosti na početku, može pomoći u obezbeđivanju dugoročnog uspeha projekta. „Ako se postižu ključni međaši … finansirajte sledeću fazu, [ili] inače zakočite“, predlaže Ravichandran. „Često bi tehnologija, u tom kontekstu, mogla brže da se razvija i sazreva.“
S druge strane, ako svi znakovi upućuju ka razočaranju, Ravichandran savetuje da se pre konačnog prekida proveri sa poslovnim šefovima koji možda sponzorišu ili vode projekat. Možda će biti moguće spasiti neke funkcionalne elemente investicije. „Često će možda lakše biti da se smanji opseg [projekta]“, primećuje on.
2. Investicija se zasnivala na pogrešnoj pretpostavci
Pogrešna procena vrednosti, cene, koristi ili posledica investicije može lako da upropasti projekat na samom početku. „Ponekad shvatite da korist nije toliko velika koliko je prikazano da će biti, ili da će troškovi poslovanja biti veći nego što ste mislili, ili da je osnovna pretpostavka o vašim kupcima ili tržištu netačna ili se dramatično promenila “, objašnjava Avery Lyford, načelnik za korisnike u Infostretch-u, kompaniji za profesionalne usluge digitalnog inženjeringa.
Ponekad stvarnost uništi i najpažljivije planiranje. Pandemija COVID-19, na primer, bacila je mnoge strategije preduzeća u kantu za otpatke. „Ako je odluka … doneta pre pandemije, poput nadogradnje internih softverskih sistema ili unutrašnjih zaštitnih zidova, to je najapsolutnije jasan signal za ponovnu procenu i utvrđivanje da li još uvek važi“, kaže Brian Haines, potpredsednik za strategiju postrojenja i radni prostor savetodavne firme za upravljanje FM: Systems.
3. Projekat je skrenuo daleko sa kursa
Znaci da se investicija udaljava od predviđenih ciljeva glavno je upozorenje, upozorava Paul Rohmeyer, vanredni profesor i direktor magistarskog programa informacionih sistema na Stevens Institute of Technology. IT ulaganja se pokreću kako bi se omogućili ili podržali određeni poslovni ciljevi.
„Svaku naznaku da predviđeni ishodi projekta nisu usklađeni sa ciljevima treba pažljivo ispitati i projekat ponovo proceniti“, predlaže on. Mnogi faktori mogu dovesti do neusklađenosti, uključujući situacije u kojima skretanje projekta dovodi do sistema koji funkcioniše daleko drugačije – i ne tako produktivno ili efikasno – kao što je prvobitno zamišljeno.
Rohmeyer napominje da svakoj odluci o okončanju projekta treba pristupiti promišljeno i transparentno. „Međutim, nakon što se donese odluka, prekid mora da bude što je moguće brži da bi se brzo zaustavilo trošenje i omogućilo preusmeravanje resursa“, preporučuje on. „Pažljivo procenite, donesite odluku, a zatim je brzo sprovedite.“
4. Podrška sponzora presušuje
Kada ključne zainteresovane strane počnu da napuštaju brod, to je snažan pokazatelj da ulaganje možda više neće biti praktično ili relevantno za poslovanje preduzeća. „Ako je projekat nedovoljno finansiran ili gubi prioritet, to je znak da investicioni program trenutno ne zadovoljava poslovne potrebe“, kaže Greg Stam, generalni direktor kompanije za digitalni konsalting, Ahead.
Znaci smanjenja podrške zainteresovanih obično se teško propuštaju. Sponzori mogu iznenada prestati da pominju projekat na poslovnim sastancima i konferencijama, zahtevi za ažuriranje počinju da pokazuju znake nestrpljenja ili hitnosti, a ključni članovi tima se iznenada povlače i preraspoređuju. „Od [preostalog] tima se zahteva da nastavi sa neadekvatnim resursima i isporuči investiciju,“ kaže Stam. „Često se obim smanjuje da bi se projekat završio.“
5. Investicija ne donosi značajne poslovne rezultate
Inicijativa može da funkcioniše kao sat, u potpunosti ispunjavajući ili premašujući sve predviđene tehničke ciljeve, ali ipak ne donosi nikakvo merljivo poboljšanje u vremenu, produktivnosti ili finansijama. Na njihovu nesreću, mnogi direktori informacionih tehnologija otkrivaju tek kasno, nakon što se u projekat uloži ogromna količina novca, da mu nedostaje bilo kakav primamljiv povraćaj ulaganja. „Neki od razloga za takve propale projekte su da oni ili započnu kao nečiji omiljeni projekat ili je upravu primamila sjajna nova tehnologija“, objašnjava Sebastian Grady, predsednik firme Rimini Street, nezavisnog dobavljača usluga softverske podrške. Još gore, direktor informacionih tehnologija sledio je put koji je diktirao prodavac. „Ovi projekti obično ne„ pomeraju “ vaše poslovanje, što znači da ne povećavaju prihod, ne smanjuju troškove niti oduzimaju tržišni udeo od vaše konkurencije“, navodi on.
IT odluke konačno su poslovne odluke, primećuje Anibal Abarca, tehnički direktor kompanije za poslovno oblikovanje i tehnološko savetovanje Wizeline. On izveštava da su digitalne investicije izvršene 2020. godine prvenstveno bile usredsredsređene na poboljšanje korisničkog iskustva, brži razvoj proizvoda i maksimizovanje pouzdanosti i bezbednosti. „Jedno upozorenje da je možda vreme da se prekine ili smanji određeno ulaganje u IT bilo bi ako ono ne unapređuje neko od tih područja“, kaže Abarca.
Grady preporučuje bezobzirnost prilikom planiranja i primene nove investicije. „Dajte svemu prioritet“, podstiče on. „Morate biti strogi prema sebi, odupreti se glavnim dobavljačima IT-a i ne menjati samo radi promene ako ona ne podržava strateški prioritet sa jasnim povraćajem ulaganja.“
6. Investicija nije uspela da dobije značajnu podršku krajnjih korisnika
Investicija mora da pruži neki oblik značajne vrednosti svojim ciljnim korisnicima. Kada projekat koji je nekad bio perspektivan uživa malo ili nimalo interesovanja korisnika i uglavnom ostaje u pozadini, on jednostavno postane nepotrebno opterećenje resursa preduzeća. „Ne gledajte samo koliko ljudi u organizaciji ga trenutno koristi, već da li se taj broj u poslednje vreme smanjuje i očekuje li se da se tako nastavi“, savetuje Aviv Ben-Yosef, izvršni savetnik za IT i trener u Aviv Ben-Yosef Consulting-u.
Ben-Yosef primećuje da posmatranje ključnih pokazatelja i usvajanje ispravki usput daje priliku za spašavanje neuspele investicije. „Umesto da budete reaktivni i prekinete nešto tek kad postane kasno, možete proaktivno da ’klizite tamo gde će lopta da bude’“, sugeriše on.
7. Investicija više nije potrebna
Kako vreme i tehnologija napreduju, nekada uspešan projekat može jednostavno da postaje sve manje koristan. „Ako ulaganje u IT više ne pruža očekivani povraćaj ili vrednost za posao, to postaje finansijsko iscrpljivanje“, primećuje Robert Goodvin, potpredsednik inženjeringa u firmi za IT usluge i podršku InfoSistems.
Svako ulaganje u IT trebalo bi povremeno podvrgavati analizi poslovne koristi kako bi se utvrdilo da li inicijativa još uvek ispunjava svoje očekivane ciljeve. „U slučaju da poslovna potreba za investicijom više nije neophodna, IT ulaganje treba prekinuti“, preporučuje Goodvin. „Ako potreba i dalje postoji, treba odabrati i primeniti ulaganje u novi IT sa pozitivnijim povraćajem ulaganja.“
Izvor: CIO