Word – Forme

Forma (ili obrazac) je dokument sa poljima koja se popunjavaju, ili se bira jedna od ponuđenih opcija, sa ciljem da se omogući interakcija sa korisnikom. Popunjene forme mogu biti izjave, zahtevi, porudžbina i sl. One mogu biti štampane u duplikatima ukoliko informacije sakupljene na formi treba proslediti većem broju stranaka.

Forma se sastoji iz:

• Fiksnog dela – Deo dokumenta koji se nikad ne menja. Obično naslov ili instrukcija.
• Praznih polja – Mesta gde korisnik unosi podatke.

Forme postoje već duže vreme. Istoričari su otkrili zakonske obrasce koji datiraju iz ranog devetnaestog veka koji su u velikoj meri pojednostavili podnošenje žalbi i raznih ostalih zakonskih procesa. Veruje se da je forme izumeo matematičar i izumitelj Čarls Bebič (eng. Charles Babbage).

Prednosti forme

Prednosti forme su sledeće:

• Dotični treba da piše manje (dok je štampanje automatizovano)
• Dotični je obavešten o neophodnim informacijama koje trebaju da se dostave
• Postoji jednolikost koja olakšava obradu informacija
• Informacije su prikupljene sa potpisom što omogućava prihvatanje odgovornosti pojedinaca za tačnost dostavljenih informacija.
• Jednostavniji zadaci, tipa prikupljanje ili prosleđivanje podataka, se mogu odvojiti iz toka proizvodnje od komplikovanijih procesa tipa donošenja odluka.

Objavljivanje i obrađivanje formi može biti odrađeno od strane manje iskusnih radnika, ili kompjutera, što može dovesti da smanjenja troškova i povećanja efikasnosti. Forme na računaru omogućavaju jednostavan unos promenjivih u predefinisana polja.

Forme u Word-u

U Microsoft Office Word možemo dodati kontrole sadržaja i tekst sa uputstvom da bismo brzo i lako kreirali obrazac koji možemo slati drugima da na svom računaru popune. U naprednijim varijantama, sve kontrole sadržaja dodate obrascu mogu se povezati sa bazom. Postupak za kreiranje formi u Word-u se sastoji iz sledećih koraka:

Prikaz Developer jezička

Prvo moramo omogućiti prikaz Developer jezička koji će nam omogućiti rad sa kontrolama. On je po standardnim podešavanjima sakriven, te da bismo ga videli postupak je sledeći:

1. Pritisnite File jezičak.
2. Pritisnite dugme Options.
3. Izaberite u meniju sa leve strane Customize Ribbon.
4. U listi ispod Main Tabs, štiklirajte Developer check box i pritisnite OK.

Nakon svih urađenih koraka, trebalo bi da vidite jezičak Developer kao na slici ispod.

Otvaranje šablona ili dokumenta na kojem se zasniva forma

Ako želimo da uštedimo vreme, koristićemo šablon obrasaca. Ukoliko želimo da počnemo od početka, koristićemo prazan šablon.

Korišćenje šablona

1. Pritisnite File jezičak,
2. Pritisnite New,
3. U Search online templates prostoru, ukucajte vrstu obrasca koju želite da kreirate i pritisnite ENTER,
4. Odaberite koji šablon želite da koristite, i potom pritisnite Create.

Korišćenje praznog šablona

1. Pritisnite File jezičak,
2. Pritisnite New,
3. Pritisnite Blank document.

Dodavanje sadržaja formi

Na Developer jezičku, pritisnite Design Mode , a potom ubacite kontrolu koju želite.

Dodavanje tekstualne kontrole gde korisnici mogu uneti tekst

U rich text content control, korisnici mogu da formatiraju tekst kao bold ili italic, i mogu da pišu više paragrafa. Ukoliko želimo da ograničimo korisnike, koristićemo plain text content control.

1. Pritisnite gde želite da dodate kontrolu.
2. Na Developer jezičku, pritisnite Rich Text Content Control ili Plain Text Content Control .

Dodavanje kontrole slike

Kontrola slike se često koristi u šablonima, ali ona se takođe može dodati obrascima.

1. Pritisnite gde želite da dodate kontrolu.
2. Na Developer jezičku, pritisnite Picture Content Control .

Dodavanje building block kontrole

Ovu kontrolu koristimo kada želimo da ljudi odaberu specifičan blok teksta. Na primer, ova kontrola je korisna kada pravimo šablon za ugovor, kada treba da imamo različite blokove teksta u zavisnosti od uslova ugovora.

1. Pritisnite gde želite da dodate kontrolu.
2. Na Developer jezičku, pritisnite Building Block Control .

Dodavanje combo box-a ili padajući meni

U combo box-u, korisnici mogu odabrati ponuđene opcije koje im mi dostavimo ili mogu uneti sopstvene informacije. U padajućem meniju, korisnici mogu samo da biraju iz liste izbora.

1. Pritisnite gde želite da dodate kontrolu.
2. Na Developer jezičku, pritisnite Combo Box Content Control ili Drop-Down List Content Control .
3. Odaberite željenu kontrolu, a potom na Developer jezičku pritisnite Properties.
4. Da bi napravili listu izbora, pritisnite Add kod Drop-Down List Properties. U prvom polju Display Name pišete tekst koji će se videti na dokumentu, u drugom polju Value je vrednost koja će se proslediti bazi.
5. Ponoviti prethodni korak sve dok sve željene opcije nisu u listi.

Dodavanje odabira datuma

Kao što joj naziv kaže, pritiskom na ovu kontrolu će otvoriti kalendar na kojem možemo da odaberemo neki datum.

1. Pritisnite gde želite da dodate kontrolu.
2. Na Developer jezičku, pritisnite Date Picker Content Control .

Dodavanje check box-a

Check box je kontrola koja nam omogućava štikliranje ponuđenih opcija.

1. Pritisnite gde želite da dodate kontrolu.
2. Na Developer jezičku, pritisnite Check Box Content Control .

Podešavanje ili promena karakteristika kontrola.

Svaka kontrola ima podešavanja koja možemo da podesimo ili izmenimo. Na primer, kontrola odabira datuma nudi više opcija za format u kojem želimo da prikažemo datum.

1. Pritisnite kontrolu koju želite da izmenite.
2. Na Developer jezičku, pritisnite Properties , i izmenite željena podešavanja.

Dodavanje instrukcionog teksta formi

Instrukcionalni tekst može poboljšati korisnost forme koju kreiramo i distribuiramo. Standardni instrukcioni tekst se može promeniti na sledeći način:

1. Na Developer jezičku, pritisnite Design Mode .
2. Odaberite kontrolu kojoj želite da izmenite instrukcioni tekst.
3. Izmenite ga i formatirajte na vaš željeni način.
4. Na Developer jezičku, pritisnite Design Mode da bi sačuvali instrukcioni tekst.

Zaštita forme

Ukoliko želimo da ograničimo druge korisnike od izmene i menjanja forme, koristićemo Restrict Editing naredbu:

1. Otvorite formu koju želite da zaključate ili zaštitite.
2. Pritisnite Home > Select > Select All, ili pritisnite ЦТRL+A.
3. Pritisnite Developer > Restrict Editing .

ZAKLJUČAK

Forme su nastale kao prirodna potreba čoveka za organizacijom, i toliko su uspešan izum da su danas prisutne svuda oko nas u svakodnevnom životu. Pomoću njih značajno štedimo vreme, a samim tim dolazimo do smanjenja troškova i veće efikasnosti u radnom okruženju.

Elektronske forme omogućavaju interakciju sa bazom bez direktnog pristupa njoj, čineći ih jednim od najzastupljenijih i najvitalnijih stvari u radnim okruženjima.