Word – upotreba Mailings -a

Mail Merge je program za kreiranja personalizovanih pisama, adresiranih koverta, poštanskih nalepnica i obrazaca pisama. Ovaj proces podrazumeva spajanje glavnog dokumenta sa izvorom podataka. Izvor podataka je obično tabela ili baza koja ima polje ili kolonu za svaku promenljivu u šablonu. Pomoću Merge polja vi upućujete Word gde da ubaci informacije iz baze podataka. Ova funkcija datira još od ranih programa za obradu teksta na personalnim računarima. Rane osamdesete dvadesetog veka. WordStar je bio jedan od prvih programa za obradu teksta koji je imao ovu funkciju, koja je bila implementirana putem pomoćnog programa MailMerge.

Stvaranje-kreiranje

U tabu Create možete da izaberete da li želite da koristite Mail Merge za kreiranje i štampanje koverata ili nalepnica (etiketa). Tu možete da podesite gde će se štampati adresa primaoca, adresa pošiljaoca i ako želite standardizovani tekst. Standardizovani tekst je tekst koji će se pojavljivati na svakoj koverti ili nalepnici (etiketi).

Pokretanje Mail Merge-a

1. Otvorite već postojeći Word document ili kreirajte novi.
2. Iz Mailings taba pritisnite na Start Mail Merge i izaberite tip dokumenta sa kojim ćete da radite.

Tip dokumenta može biti:

• E-mail messages: Osnovni sadržaj je isti u svim mejlovima , ali svaka poruka ide individualnom primaocu i svaka poruka sadrži informacije koje su specifične za primaoca , kao što su ime ili neki drugi podatak .
• Envelopes: Povratna adresa (adresa pošiljaoca) je ista na svim kovertama , a adresa na koju ide pismo je jedinstvena na svakoj koverti.
• Labels: Svaka etiketa prikazuje ime osobe i adresu tj. ime i adresa na svakoj etiketi su jedinstvene.
• Directory: Ista vrsta informacija , kao što su ime i opis , prikazan je za svaku stavku , tj. ime i opis na svakoj stavci su jedinstveni.

Nakon što odaberete tip dokumenta sa kojim hoćete da radite morate da izaberete primaoce.

Odabir primalaca

Pritisnite Select Recipients i odaberite neku bazu podataka.

1. Ako imate već neku bazu podataka, kliknite na Use Existing List, potom locirajte fajl i pritisnite Select Data Source .
2. Ako nemate već postojeću bazu podataka kliknite na Type New List i kreirajte listu.

Kada odaberete bazu podataka ili napravite novu, možete da podešavate listu primalaca.

Filtriranje liste primalaca

Kada povežete određenu bazu podataka, možda nećete želeti da spojite sve informacije iz svih redova u toj bazi sa glavnim dokumentom. Da biste suzili listu primalaca ili koristili podskup stavki u vašoj datoteci, uradite sledeće:

1. Na kartici Mailings, u Start Mail Merge grupi, kliknite na dugme Edit Recipient List.
2. U dijalogu Mail Merge Recipient, uradite nešto od sledećeg:
   1. Select individual records: Ovaj metod je najkorisniji ako je vaša lista kratka. Izaberite primaoce koje želite da uključite i obrišite polja za potvrdu pored primalaca koje želite da isključite.
   2. Filter records : Ovo je korisno ako lista sadrži zapise za koje znate da ne želite da vidite ili uključiti u Mail Merge-u. Nakon što filtrirate listu, možete da izaberete ili poništite polja za potvrdu da bi uključili ili isključili zapise.

Pisanje i ubacivanje polja

Nakon što povežete glavni dokument sa bazom podataka treba da dodate simbole koji će pokazati Word-u gde treba informacije iz baze da smesti u vaš dokument. Postavljanjem polja u vašem glavnom dokumentu kažete da želite određenu vrstu informacija, kao što su imena ili adrese, da vidite na toj lokaciji. Polje mora biti izmedju «». U gotovom dokumentu «» neće biti vidljivi. Polja postavljate uz pomoć Insert Merge Field. Da bi lakše videli koji deo vašeg dokumenta će biti zamenjen podatkom iz odabrane baze podataka koristimo Highlight Merge Fields. Addres Block možemo da koristimo da bi dodali adresu i podesili gde će da bude ispisana i kako. Po završetku Mail Merge-a, Word će ubaciti adrese iz vaše baze. Greeting line služi da bi ubacili željeni pozdrav u vaš dokument. Npr. Poštovani «Ime i prezime».

Ime polja mora odgovarati naslovu kolone u bazi podataka. Kada spojite dokument sa bazom, informacije iz prvog reda u bazi zamenjuju polje u vašem glavnom dokumentu adresirano nazivom te kolone. Zamena će se vršiti prema redosledu u koloni. Možete slobodno kombinovati polja. Na primer, da stvorite adresu, možete da podesite polja u vašem glavnom dokumentu ovako: «Ime I prezime» «Ulica i broj» «Poštanski broj» «Grad» «Država». Kada završite sa ubacivanjem polja u dokument treba da ga pregledate i sačuvate.

Pregledanje rezultata i završetak

Možete pogledati svoj gotov dokument i napraviti izmene, pre nego što završite rad u Mail Merge-u. Da biste pogledali kako dokument izgleda, uradite sledeće u Preview Results u Mailings tabu :

1. Pritisnite Preview Results. Tu možete proći kroz svaki dokument koristeći tastere Next Record i Previous Record .
2. Pogledajte željeni dokument pritiskom na taster Find Recipient.

U tabu Finish&Merge možete individualni dokument da izmenite, odštampate ili pošaljete preko e-mail-a. Kada sačuvate dokument on će se sačuvati mimo baze podataka tj. ona će ostati netaknuta.