Uz korišćenje tih saveta za video-sastanke, rad bi bio mnogo produktivniji – i zabavniji. Mislim da svi možemo da se složimo da rad na daljinu ima određene nedostatke. Nemojte me pogrešno shvatiti – ne žalim se jer već godinama svoj posao obavljam na daljinu, ali to ne menja činjenicu da takav način poslovanja pred nas postavlja skup jedinstvenih izazova. Jedan od njih je i da je virtuelni sastanak sa članovima tima jednostavno sasvim različit od neposrednog sastanka sa njima. To je verovatno najveća zamerka koju navode ljudi naviknuti na rad u kancelariji. Rad na daljinu zahteva drugačiji skup alata, ali i drugačije postupke kojima bi se angažovali i zainteresovali svi prisutni na sastanku. Pošto su okolnosti takve da sve više zavisimo od aplikacija za video-konferencije, trebalo bi da te virtuelne sastanke napravimo efikasnijim.
Naravno, zaposleni u kompanijama trenutno nisu jedini koji koriste Zoom da bi ostali povezani. Tokom poslednjih šest meseci, aplikacija Zoom je služila i kao podrazumevani alat za organizaciju svih vrsta okupljanja, od rođendana do časova klavira. Sada je aplikacija jedan od osnovnih alata škola u različitim delovima sveta koje pokušavaju da se prilagode učenju na daljinu. Recimo, u našoj kući postoje četiri virtuelna učenika, uključujući i učenika prvog razreda. Tokom protekle nedelje primetio sam da je njegov učitelj na sjajan način uspeo ne samo da održi pažnju celom odeljenju šestogodišnjaka, već i da ih značajno angažuje tokom časa, a njegov primer bi mogao značajno da unapredi i sastanke poslovnih timova u kompanijama.
Bavite se jednom po jednom temom
Naravno, vaš tim verovatno može da obavlja više zadataka istovremeno, ali što se tiče Zoom sastanaka, mnogo je bolje da se posebno bavite svakom pojedinačnom temom. Ako zaista treba da razmotrite više tema na sastanku, razmislite o tome da podelite sastanak na različite vremenske intervale između kojih će ljudi moći malo da predahnu. Zbog čega? Upravo zbog toga što većina nas, baš kao i prvaci, bolje obrađuje informacije koje su podeljene na manje delovea. Ako želite da se ljudi nečega sete или da tome pridaju važnost, takvoj temi treba dati vreme koje zaslužuje i ne opterećivati je nekim drugim informacijama. Prilično je jasno koliko cenite neku temu ako je izdvojite od svega ostalog. S druge strane, prilično je teško odrediti šta je važno kad imate popis od dvanaest bitnih stvari.
Pazite na vreme
Niko ne voli duge sastanke. Dugi virtuelni sastanci su još gori. Niko ne osporava činjenicu da je učenicima prvog razreda pažnja prilično ograničena. Znate šta? Isti takvi su i članovi vašeg tima. Ne tvrdimo da oni ne mogu da se usredsrede bolje od prvaka, već vas podsećamo da pri radu na daljinu ima mnogo toga što vam odvlači pažnju dok sedite ispred ekrana računara. Zbog toga je mnogo lakše „obaviti posao tokom sastanka“. Osim toga, sedenje ispred ekrana zahteva više energije. Jednostavno je tako. Ako želite da vaš tim bude angažovan, učinite svima uslugu i zakažite sastanke koji će trajati tačno toliko vremena koliko vam je zaista potrebno da prođete kroz sve tačke dnevnog reda. Naravno, ako se bavite jednom po jednom temom, mnogo je lakše da vam sastanci budu fokusirani i kratki. Članovi vašeg tima ne žele da sve vreme tokom sastanaka preko aplikacije Zoom govore o tome šta svako od njih radi. To vreme bi mnogo radije proveli tako što bi radili svoj posao. Sastanci su, naravno, važni – oni nam omogućavaju saradnju, planiranje i koordinisanje našeg zajedničkog rada. Međutim, sastanci treba da traju onoliko dugo koliko je neophodno da bismo se dogovorilo o svemu što sam naveo.
Koristite vizuelne znakove
Konačno – i znam da će vam ovo izgledati kao šala, ali moraćete da mi verujete – ako želite da vaš tim bude angažovan, koristite razne znakove u obliku šake koji postoje u aplikaciji. Na primer, ako želite da proslavite neko dostignuće tima, umesto da svi uključe mikrofone i počnu da tapšu, koristite sličicu koja prikazuje ruke koje tapšu или one koje plešu. Ne, ne šalim se. Da, znam da ste odrasli, ali nikada niste suviše stari za takvu vrstu zabave. Da li će vam biti čudno. Da, ali samo na sekund или dva. Nije važno ako funkcioniše. Stvarno se ne šalim – to je, u stvari, izuzetno koristan način da se postignu dve stvari. Prvo, vašem timu pruža zajedničko iskustvo i vizuelni jezik koji možete da koristite za komunikaciju, a da, pri tom, ne pre kidate sastanak čitavim nizom postupaka koji neizbežno sledi dok čekate da se 30 ljudi uključi, tapše, kaže „odličan posao“, a zatim ponovo isključi mikrofone.
Ako ste menadžer, takav postupak vam omogućava da brzo uočite koliko je angažovan vaš tim. To je možda čak i važnije jer je pregledanje prostorije veoma teško kada se u toj „prostoriji“ nalazi gomila nemih lica na ekranu računara. Osim toga, ako je prvačiću zabavno, zar ne bismo svi voleli da nam na radnom mestu bude bar malo zabavno?