Microsoft Word nije samo običan program za obradu teksta, jer obiluje funkcijama koje su napravljene da bi vam olakšale i ubrzale pisanje dokumenata i upravljanje njima. Ipak, mnogi korisnici samo zagrebu površinu onoga što Word zaista može da uradi. Postoji mnogo manje poznatih Microsoft Word funkcija sa kojima bi trebalo da se upoznate ako želite da zaista ovladate softverom.
1. Sakrijte traku i omogućite prikaz na celom ekranu
Svakome ko treba nešto da napiše potrebna je potpuna usredsređenost. Međutim, pošto je interfejs programa Microsoft Word ispunjen funkcijama, one bi mogle da odvraćaju pažnju korisnika koji bi želeo da vidi samo tekst.
Da biste ometanja tokom pisanja sveli na najmanju moguću meru, možete da sakrijete traku pritiskom na prečicu na tastaturi Ctrl + F1. Osim toga, mogli biste da kliknete na ikonu Ribbon Display Options (mala strelica u donjem desnom uglu trake) i izaberete Show tabs only. Ako želite još čistiji radni prostor, izaberite režim Full-screen, odnosno, režim prikaza na celom ekranu, da biste sakrili i traku i kartice.
Slično tome, kada čitate ili pregledate dokument, možete da pritisnete Alt + W + F da biste omogućili Read Mode, odnosno, režim čitanja. U tom režimu možete dvaput da dodirnete prstom ili da dvaput kliknete mišem da biste uvećali prikaz i tako omogućili da grafike, kao što su tabele, grafikoni i slike, popune ekran.
2. Reorganizujte prikaz pomoću Outline View
Prilikom izlaganja glavnih ideja i brzog dovršavanje prve verzije teksta, sasvim sigurno unapređujete i ubrzavate pisanje sadržaja. Uz Outline View, možete brzo da se krećete do određenih nivoa naslova u dugačkom dokumentu i efikasno planirate raspored glavnih odeljaka pre nego što napišete glavni deo. Pritom, možete lako da pomerate velike delove teksta.
Da biste pristupili tom prikazu, idite na karticu Outline i kliknite na Outline u grupi Views. Tako će se prikazati specijalna traka sa alatkama pod nazivom Outlining, koja poseduje kontrole koje vam omogućavaju da podižete tekst na viši nivo ili ga spuštate na niži. Možete da koristite kontrole da sakrijete ili prikažete izabrani tekst.
3. Pronađite i popravite greške pomoću programa Microsoft Editor
Kada je reč o gramatici i pravopisu, ne morate nužno da se oslanjate na alate nezavisnih proizvođača, pošto Word ima ugrađenu funkciju Microsoft Editor. Može da proveri da li dokument ima gramatičkih i pravopisnih grešaka, kao i da pruži predloge koji će doprineti tome da tekst bude jasniji i sažetiji.
Programu Microsoft Editor možete da pristupite ako kliknete na dugme Editor na kartici Home. Odatle možete da pregledate predloge na panelu Editor i da kliknete na njih da biste ih ubacili u dokument.
4. Pretvorite tabele u grafikone
Ako biste morali da birate između uredno formatirane tabele koja sadrži mnogo podataka ili lepo napravljenog grafikona koji vizuelno predstavlja te podatke, šta biste izabrali? S obzirom na to da slika vredi kao hiljadu reči, nema sumnje da će se većina odlučiti za drugu opciju.
Word olakšava pretvaranje tabelarnih informacija u grafikon. Kada nemate suviše tabelarnih podataka, najbolje je da napravite grafikon u programu Word umesto da se mučite sa programom Excel.
Da biste konvertovali tabelu sa podacima u grafikon:
- Kliknite na karticu Insert na traci.
- Kliknite na alatku Objekt unutar grupe Text i izaberite Object.
- Iz liste Object Types izaberite Microsoft Graph Chart i kliknite na OK.
5. Napišite jednačine
Alatka Equation Editor je oduvek važna karakteristika programa MS Word. U najnovijim Word verzijama, to je jednostavno poznato kao Equation. Da biste je koristili, izaberite Insert > Equation > Insert New Equation.
Posle toga, koristite traku sa alatkama Equation da biste kreirali napredne matematičke jednačine ili one koje se koriste u fizici ili hemiji. Word vam isto tako daje kolekciju dobro poznatih jednačina koje možete da umetnete samo jednim klikom.
6. Iskoristite prednosti ostave (Clipboard)
Alat Clipboard u programu Word može da prihvati do 24 stavke koje možete da koristite u svim Office aplikacijama. Takav kapacitet vam omogućava da isečete i kopirate više stavki, a zatim ih premestite bilo gde u dokumentu ili u otvorenim Office programima.
Da biste pristupili tom alatu, idite na karticu Home i kliknite na padajuću strelicu pored opcije Clipboard. Zatim možete da kliknete na dugme Options na dnu da biste kontrolisali funkcije ostave. Na primer, možete da onemogućite funkciju Show Status Near Taskbar When Copying, koja prikazuje broj stavki koje ste kopirali u donjem desnom uglu prozora programa Word.
7. Vratite stariju verziju dokumenta
Napravili ste suviše izmena u dokumentu i želite da se vratite na prethodnu verziju? Nema problema. Pomoću nove funkcije Version History u programu Word, možete jednostavno da preuzmete stariju verziju dokumenta, ako ste je sačuvali u usluzi OneDrive ili SharePoint.
Jednostavno kliknite na naslov datoteke i izaberite Version History. Zatim izaberite prethodnu verziju dokumenta da biste je videli ili kliknite na Restore da biste je vratili.
8. Jednostavno prevedite tekst
Sve Office aplikacije koriste funkciju Microsoft Translator da bi prevele tekst sa jednog jezika na drugi. Pomoću nje možete da prevedete reč ili rečenicu, ili čak ceo dokument i možete da ga prikažete u posebnoj Word datoteci.
Funkciju Translate možete da pronađete u programu Word na kartici Review. Kartica Translator se pojavljuje sa desne strane, odakle možete da birate i menjate jezike. Možete i da koristite tu bočnu traku da biste istakli reči i u potpunosti istražili njihova značenja.
9. Ulepšajte fontove pomoću programa Kerning
Kerning prilagođava razmak između dva pojedinačna slova da bi poboljšao vizuelni izgled. Podrazumevano je isključen u programu Word i obično ne morate da ga prilagođavate. Međutim, ako treba da predate domaći zadatak od pet stranica, možete sebi da olakšate zadatak tako što ćete da povećate razmak između slova, umesto da dodajete nepotreban sadržaj.
Kliknite na malu iskačuću strelicu na Font na kartici Home. Zatim idite na karticu Advanced i označite polje za potvrdu za Kerning za fontove. Odatle možete da eksperimentišete tako što ćete uneti mau veličinu fonta u okvir. Imajte na umu da neki tipovi i veličine fonta ne izgledaju dobro uz kerning.
10. Pregledajte dokument
Kad god kreirate ili uređujete dokument, neke korisničke informacije se automatski dodaju u datoteku, što može da predstavlja problem ako želite da ga podelite. Funkcija Document Inspector vam omogućava da lako uklonite te informacije.
Da biste pristupili funkciji Document Inspector, idite na File > Info > Inspect Document > Check for Issues > Inspect Document.
Sakriveni sadržaj možete da pregledate tako što ćete označiti odgovarajuća polja za potvrdu. Pošto ste pregledali dokument, sve kategorije koje sadrže osetljive podatke biće označene znakom uzvika. Zatim možete da koristite dugme Remove All za svaku kategoriju da biste uklonili podatke i kompletirali dokument.
11 Iskoristite prednosti sakrivenog teksta
Sakriveni tekst predstavlja znakove koji se ne štampaju i ta funkcija može da bude korisna u različitim situacijama. Na primer, može da vam pomogne da napravite jednostavan test tako što ćete sakriti odgovore, odštampati dve verzije dokumenta, pri čemu će u jednoj verziji biti sakriveni delovi teksta ili ćete privremeno sakriti poverljive informacije bez brisanja.
Da biste sakrili ili otkrili tekst u Word dokumentu:
- Izaberite tekst koji želite da sakrijete ili onaj koji je sakriven.
- Pritisnite Ctrl + D da biste pristupili okviru za dijalog Font.
- Označite ili izbrišite oznaku u okviru za potvrdu Hidden.
- Kliknite na OK.
Saveti koje smo vam dali za Microsoft Word trebalo bi da vam pomognu da ubrzate obavljanje određenih poslovnih zadataka. Bez obzira na to da li radite na školskom eseju, poslovnom projektu ili nekom ličnom zadatku, većina saveta koje smo vam dali sigurno vam biti od pomoći.