Ako koristite operativni sistem Windows, biće vam izuzetno teško da upravljate datotekama ako ih raspoređujete bez nekog plana i ako niste dosledni dok ih imenujete. Zbog toga ćemo vam dati nekoliko jednostavnih saveta koji će vam olakšati organizovanje datoteka, što će vam ubrzati proces obavljanja poslovnih zadataka.
1. Ubrzajte prenos datoteka pomoću prečica na tastaturi i miša
Dobro nam je poznato da prečice na tastaturi mogu da nam olakšaju život, a isto to važi i za File Explorer.
Za osnovno upravljanje datotekama, možete da koristite konvencionalne prečice na tastaturi, kao što su Win + C za kopiranje, Win + X za isecanje, Win + V za nalepljivanje sadržaja i Ctrl + A da izaberete sve stavke u fascikli.
Veštinu korišćenja prečica na tastaturi možete da upotpunite korišćenjem miša. Na primer, možete da držite Ctrl i da kliknete na jednu ili više datoteka da biste izabrali samo određene datoteke. Da biste izabrali više datoteka u nizu, držite Shift, izaberite prvu datoteku, a zatim kliknite na poslednju datoteku da biste ih sve izabrali.
2. Usavršite kretanje kroz File Explorer i korišćenje prečica
Kompanija Microsoft je konačno uvela kartice u File Explorer sa ažuriranjem za Windows 11 iz 2022. godine, zbog čega više ne moramo da otvaramo nekoliko prozora da bismo obavljali zadatke u većem broju fascikli. Možete da pritisnete Ctrl + T u bilo kom trenutku da biste dodali novu karticu ili da koristite ikonu + koja se nalazi na vrhu prozora Explorer.
Međutim, ako više volite da radite u većem broju prozora, i dalje možete da ih otvorite pritiskom na Win + E na tastaturi. Možete i da zakačite dva prozora u različitim rasporedima pomoću tastera sa strelicama Win + Left/Right/Up/Down.
Takođe možete da prilagodite traku sa alatkama za brzi pristup da biste lakše došli do fascikli koje najčešće koristite. Kad koristite File Explorer, brzinu pristupa datotekama možete da promenite tako što ćete promeniti ciljnu fasciklu. Kliknite na File u gornjem levom uglu, izaberite Options > General i podesite Open File Explorer na željenu ciljnu fasciklu.
3. Ubrzajte pretraživanje datoteka pomoću indeksiranja
Pretraživanje datoteka u operativnom sistemu Windows je po pravilu sporo i neefikasno, što vam otežava da brzo pronađete ono što vam je potrebno.
Iako postoje alati za pretraživanje datoteka nezavisnih proizvođača, postoji i indeksiranje, kao ugrađeno rešenje koje može značajno da ubrza proces pretraživanja.
Indeksiranje funkcioniše tako što skenira datoteke, e-poštu i drugi sadržaj računara i katalogizuje informacije. Kada pretražujete računar nakon indeksiranja, on se upućuje na indeks stavki da bi brže pronašao rezultate pretraživanja.
Pošto indeksiranje može da utiče na performanse sistema, preporučuje se da indeksirate samo datoteke i fascikle kojima često pristupate.
4. Koristite fascikle i pametno imenovanje da biste organizovali datoteke
Pri organizovanju datoteka trebalo bi da postoji jasna hijerarhijska struktura fascikli da biste efikasno njima upravljali. Ako koristite takav pristup, svaka datoteka ostaje u svojoj određenoj fascikli, što vam omogućava da je brže pronađete kada je to potrebno.
Isto tako je važno da pravilno imenujete fascikle i datoteke da biste brže pronašli one koje su vam važne. Izbegavajte upotrebu znakova interpunkcije, kao što su crtice, zapete ili donje crte na početku naziva datoteke. Takođe, naziv datoteke treba bude kratak, a idealno je da ima manje od 35 znakova.
Možete da dodate i datume nazivu datoteke da bi bio precizniji. Ako želite, možete čak da dodate i emodžije. Ako već imate gomilu datoteka i fascikli koje imaju neodgovarajuće nazive, grupno preimenovanje može da vam pomogne.
5. Automatizujte organizaciju datoteka pomoću aplikacija nezavisnih proizvođača
Uslužni programi za automatizaciju vam mogu da vam pomognu da bolje organizujete datoteke.
Aplikacije, kao što je File Juggler, možete da prilagodite tako da prate promene u fasciklama i da preduzmu sve što je potrebno na osnovu određenih pravila. Na primer, aplikaciju možete da konfigurišete tako da pomera i preimenuje datoteke na osnovu sadržaja PDF datoteke, organizuje datoteke na osnovu njihovih karakteristika, koristi EXIF podatke za katalogizaciju fotografija i organizuje multimedijalne datoteke.
Spomenućemo još neke odlične aplikacije za automatizaciju organizacije datoteka za Windows, kao što su PhotoMove, koja organizuje fotografije koristeći metapodatke, i TagScanner, moćan alat za organizovanje i preimenovanje multimedijalnih datoteka.
6. Izbrišite stare i nekorišćene datoteke i izbacite smeće
Stare i nekorišćene datoteke zauzimaju prostor na čvrstom disku i komplikuju upravljanje datotekama. Mnoge od tih datoteka, uključujući one u korpi za otpatke, retko se koriste, ali zauzimaju značajan prostor.
Da biste očistili neželjene datoteke, počnite sa čišćenjem korpe za otpatke. Možete da koristite i ugrađeni alat za čišćenje diska da biste uklonili privremene i Windows instalacione datoteke iz fascikle za preuzimanje.
Postoji i lista Windows datoteka i fascikli koje možete bezbedno da izbrišete da biste oslobodili prostor bez rizika po stabilnost sistema. Ako vam je i dalje potrebno više prostora, možete da koristite programe nezavisnih proizvođača za analiziranje diskova da biste otkrili šta nepotrebno zauzima prostor na čvrstom disku.
7. Komprimujte datoteke da biste uštedeli prostor i smanjili nered
Ako vam ni brisanje starih datoteka ne pomaže, njihovo komprimovanje u arhivu može da vam olakša proces rasterećenja diska za skladištenje uz održavanje prvobitne strukture datoteka. Komprimovanje datoteka je takođe efikasan način da se ostavi više prostora na disku, a da pritom ne morate da brišete datoteke i fascikle.
Windows 11 izvorno podržava osnovni proces komprimovanja, dakle kreiranje zip datoteka i njihovo otvaranje i izdvajanje, ali nedostaju mu napredne funkcije, kao što je šifrovanje datoteka i relativno je sporiji od alternativa koje nude nezavisni proizvođači. Možete da koristite aplikaciju 7-Zip da biste kreirali ZIP, RAR, TAR i GZIP arhive datoteka za naprednije potrebe komprimovanja.
8. Koristite skladište u oblaku za bezbedniji i lakši pristup podacima
Skladištenje u oblaku može da vam pojednostavi proces rada, jer nudi nesmetan pristup datotekama na više uređaja pri čemu ne morate ručno da ih prenosite. Možete da počnete da uređujete dokument na Windows računaru i da nastavite tamo gde ste stali na drugom uređaju tako što ćete se prijaviti na usluge kao što su Microsoft 365 ili Google Drive.
Mnoge usluge skladištenja u oblaku nude vam alatke za organizovanje datoteka pomoću fascikli različitih boja i označavanja. Ti alati takođe nude moćniju funkciju pretraživanja koja može brzo da pronađe datoteke uparujući ključne reči u nazivima datoteka, pa čak i unutar sadržaja dokumenta.
Iako ne postoji jedinstveni metod za organizovanje Windows datoteka, saveti koje smo vam dali mogu vam pomoći da ublažite nered, poboljšate efikasnost i brže pronađete ono što vam je potrebno bez ometanja zadataka koje trenutno obavljate.