Pretvaranje velikih podataka na papiru u tabelu trebalo bi da bude sasvim običan zadatak naročito u ovom vremenu u kojem veštačka inteligencija može da nam prikaže Donalda Trampa koji savršenim vokalom peva pesmu Tejlor Svift. Dakle, zamorno ručno unošenje podataka u tabelu trebalo bi da bude potpuno prevaziđeni postupak. Ako se bavite poslom u kojem neprestano morate da rukujete podacima na papiru i onima koji se nalaze u digitalnom obliku, onda će vam najnovija Excel funkcija, koja se naziva Data from Pictures uštedeti vreme i trud. Funkcija inače koristi kombinaciju veštačke inteligencije i optičkog prepoznavanja karaktera (optical character recognition – OCR) da bi identifikovala sadržaj slike i pretvorila ga u tabelu koju možete da uređujete.
Mašine su pravi stručnjaci kad treba da automatizuju zadatke koji se ponavljaju, dok OCR tehnologija može da napravi izvesne greške ako je slika mutna ili ako postoji greška u interpretaciji. Da biste izvukli najbolje iz funkcije Data from Pictures i da biste je pravilno koristili, trebalo bi da izvršite proveru podataka i identifikujete greške. Zbog toga ćemo vam dati kratko uputstvo o tome kako možete odmah da pretvorite slike u ispravne tabele i da ispravite greške koristeći Excel.
Kako se koristi funkcija Data from Pictures
Excel funkcija Data from Pictures (podaci iz slika) dostupna je u najnovijim aplikacijama za mobilne uređaje, za veb i za stone računare. Mobilna aplikacija vam pruža dodatnu prednost, jer možete u pokretu da snimite sliku pomoću kamere pametnog telefona. Aplikacije za veb i stone računare, s druge strane, zahtevaju da sačuvate sliku na uređaju pre nego što treba da je konvertujete u Excel podatke. Uputićemo vas u to kako da koristite funkciju Data from Pictures u aplikaciji za stone računare:
- Otvorite Excel na radnoj površini računara i idite na karticu Data.
- Pronađite funkciju Data from Pictures i kliknite na nju.
- Izaberite Picture iz opcije File i krećite se do lokacije slike. Možete i da izaberete Picture iz ostave (Clipboard) ako vam je slika koju ste kopirali u ostavi.
- Dvaput kliknite na Insert Data i podaci bi trebalo da se pojave u tabeli.
Funkcija veoma slično radi i u aplikacijama za pametne telefone. Pokazaćemo vam kako.
- Jednostavno idite dole levo i dodirnite ikonu fascikle da biste otkrili komande na traci.
- Pronađite funkciju Data from Pictures prevlačenjem nalevo.
- Trebalo bi da vidite opcije koje vam omogućavaju da u pokretu snimite sliku ili da je pregledate iz datoteka.
- Izaberite jednu od spomenutih opcija i dodirnite Open da biste uneli podatke u tabelu.
Identifikacija grešaka i njihovo svođenje na minimum
Microsoft vas odmah na početku upozorava da proverite podatke, jer OCR može povremeno pogrešno da ih protumači. Pokušajte da kliknete direktno na slike koje sadrže samo podatke da biste smanjili verovatnoću pojavljivanja grešaka dok koristite funkciju Data from Pictures. Štaviše, dobro osvetljene slike koje su malo zamućene ili koje su potpuno oštre uglavnom ne uzrokuju pojavljivanje grešaka.
Međutim, kako nam je svima dobro poznato, provera podataka je korak od suštinskog značaja kad god koristimo neku OCR aplikaciju. Da biste identifikovali greške, najbolje je da koristite funkciju SUM za brzo izračunavanje zbira podataka iz svake kolone. Posle toga, izračunajte zbir istih podataka na papiru i ako se brojevi poklapaju, podaci su najverovatnije tačni. Ponovite isti postupak za sve kolone i trebalo bi da budete sigurni da je sve u redu. Međutim, što se tiče teksta, ručna provera svakog unosa je jedini način da se identifikuju greške. Pravopisne greške podvučene crvenim talasastim linijama pravi su poklon, ali ne uspevaju da obeleže greške u imenima.
Dok funkcija Data from Pictures odlično funkcioniše za manji broj podataka, proveravanje ispravnosti većeg broja redova podataka može da postane dosadno i zamorno, baš kao i njihovo ručno unošenje u tabelu. Kombinacija ručnog unosa i funkcije Data from Pictures je dobar metod koji možete da koristite za velike i komplikovane skupove podataka.