Kancelarijsko poslovanje u opštem smislu obuhvata: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, zavođenje akata, njihovo združivanje, dostavljanje u rad, otpremanje pošte, razvođenje, klasifikaciju i arhiviranje. Osim navedenih, tu su i poslovi vezani za prijem stranaka, upotrebu telefona, organizacije dežurstva, korišćenje radnih prostorija itd.
Kancelarijsko poslovanje nekad
Da bi se obavio ovako obiman posao na stari konvencionalan način potreban je bio veliki broj administrativnih radnika. Osim toga javljaju se još neki problemi kao što su:
- Niska produktivnost administrativnog rada
- Troškovi administracije su veći
- Problemi sa fizičkim skladištenjem podataka (dokumenata)
- Troškovi za papirne medije su veliki
- Otežano pretraživanje dokumenata
Mogućnosti i brzine poslovanja su nekada bili znatno manji. Na slici ispod je predstavljen izgled jedne radne atmosfere u jednoj kancelariji daleke 1937. godine.
Automatizacija u istoriji nije praktično bila ni moguća usled nedostatka razvijenosti tadašnjeg sveta. Postojale su olovke i papiri, pečati, registri, registratori, police i to je otprilike bilo dovoljno da se obezbedi poslovanje jedne kompanije. Uz dobru organizaciju je bilo moguće odgovoriti na sve zahteve tadašnjeg sistema poslovanja ali ako zamislimo nešto poput ovog prizora na slici u današnjem sistemu poslovanja, teško da bi bilo moguće realizovati sve poslove sa ma koliko velikim brojem resursa.
Kancelarijsko poslovanje sa nastankom računara
Britanska prodavnica čajeva i jedan ugostiteljski lanac su prvi upotrebili računar za poslovnu namenu. Bilo je to davne 1954. godine, a računar je razvio matematičar Džon Simons na Kembridž univerzitetu i nazvao ga LEO – Lyons Electronic Office (slika desno).
Od tog trenutka pa do sada svet je doživeo neverovatan razvoj na polju informacionih tehnologija što je automatski doprinelo i velikom razvoju kancelarijskog poslovanja kao i celog sistema poslovanja.
Na raznim blogovima se spominje kako je računar danas isto što i kancelarija. On poseduje desktop (radnu površinu), foldere i fajlove (dokumenti i registratori), korpu za otpatke i alate za pisanje. U suštini to je sve što jedna kancelarija treba da poseduje.
Automatizacija kancelarijskog poslovanja nastankom računara je doprinela otklanjanju mnogih problema u poslovanju. Pre svega, smanjeni su troškovi administracije i povećana je produktivnost rada. Problema sa fizičkim skladištenjem podataka više nema. Nekada je na primer za 10.000 fajlova (dokumenata) bio potreban ceo jedan red na polici, a danas samo jedan folder na računaru. Troškovi za papirne medije su znatno manji. Tako danas, na primer, sve interne informacije vezane za poslovanje firme mogu se čuvati na nekim serverima ili lokalno na hard diskovima, a po potrebi odštampati ih i pečatirati. Još jedna veoma važna stvar koja je uznapredovala pojavom računara je pretraživanje dokumenata, koje se danas može završiti u vremenu manjem od jedne sekunde, dok je za tu radnju nekada bilo potrebno znatno više, čak i u uslovima hijerarhijski složenih dokumenata u arhivi. Na slici desno je prikazana jedna arhiva sa podacima.
Problem velikog broja zaposlenih i dalje postoji ali je taj broj danas znatno manji zbog automatizacije. Tako je za jedan konkretan posao bilo potrebno 3 radnika 8 sati dnevno, dok je danas za isti taj posao potreban samo jedan radnik.
Ukupno gledano, automatizacija kancelarijskog poslovanja je donela sa sobom kvalitet i kvantitet poslovanja što je za biznis svet veliki korak.
Savremena tehnologija nam je donela i Cloud system (sistem u oblaku) uz pomoć koga administrativni radnici mogu pristupiti svojoj kancelariji (računaru) sa bilo kog mesta u svetu. Tako danas jedan administrativni radnik može sedeti u svom domu i raditi od kuće puno radno vreme. Sistem u oblaku je doneo i mogućnost skladištenja ogromnih količina podataka bez bilo kakve potrebe posedovanja servera i gomilanja medijuma za skladištenje podataka.
Još jedna od prednosti današnjeg kancelarijskog poslovanja je komunikacija pomoću interneta. Tako se danas mogu održati sastanci sa klijentima preko raznih aplikacija (jedna od poznatijih je Skype).
Kancelarijsko poslovanje u budućnosti
Jedan od aspekta koji je najinteresantniji za posmatranje budućnosti kancelarijskog poslovanja je veštačka inteligencija. Ona nastoji da na osnovu svoje baze znanja donosi odluke baš kao što čovek donosi odluke na osnovu svog znanja i iskustva. Postavlja se pitanje šta će se dogoditi kada upaljen računar može sam da obrađuje zahteve umesto čoveka i da donosi odluke umesto njega? Hoće li onda biti potrebe uopšte za zaposlenima i za kancelarijskim poslovanjem?
Automatizacija kancelarijskog poslovanja je doživela veliku ekspanziju paralelno sa razvojem računara i sveta informacionih tehnologija, ali ono što je sigurno, kancelarijsko poslovanje će u budućnosti ići u korak sa vremenom i tehnologijom. Činjenica je da, kako vreme odmiče, jedan zaposleni sve veći obim posla dobija, ali isto tako i automatizacijom kancelarijskog poslovanja njegovi poslovi bivaju sve jednostavniji.
Autor: Miloš Miljković – Prvanović