Ako primate nekoliko desetina e-poruka svakog dana, dešava se da vam neka od njih promakne. Da ne biste zaboravili da odgovorite na bilo koju e-poruku, koristite neke od Gmail funkcija koje ćemo navesti.
1. Koristite prioritetno prijemno sanduče
Da nikad ne biste zaboravili da odgovorite na neku e-poruku, najvažnije je da pravilno organizujete prijemno sanduče. Gmail nudi različite tipove prijemnog sandučeta, ali prioritetno prijemno sanduče je posebno korisno.
Prioritetno sanduče podrazumevano deli prijemno sanduče na tri odeljka: važno i nepročitano, sa zvezdicom i sve ostalo. To vam omogućava da prvo vidite važne, nepročitane e-poruke, zatim one sa zvezdicom, a sve ostale na kraju.
Pošto vam Gmail omogućava da postavite podešavanja onako kako vam najviše odgovara, možda ćete napraviti malo drugačiju varijaciju prioritetnog sandučeta. Mogli biste da napravite odeljak za važne i nepročitane e-poruke, a zatim odeljke za nepročitane poruke sa zvezdicom i ostale poruke e-pošte. Da biste promenili prijemno sanduče, kliknite na ikonu podešavanja u gornjem desnom uglu i izaberite See all settings. Kliknite na Inbox i izaberite Priority inbox iz padajućeg menija Inbox type. Ispod toga se nalazi oblast sa odeljcima prijemnog sandučeta, odakle možete da postavite podešavanja. Zatim se pomerite nadole i izaberite Saves Changes.
2. Odložite čitanje e-poruka
Kad otvorite e-poruku, ali ne možete odmah da odgovorite na nju, verovatno je odložite da biste je kasnije pročitali. Tako sklanjate e-poruku iz prijemnog sandučeta, a ona će se ponovo pojaviti u vreme koje ste odabrali.
Da biste odložili e-poštu, kliknite na ikonu sa tri tačke na vrhu i izaberite Snooze. Zatim izaberite datum i vreme kada želite da se ta e-poruka ponovo pojavi. Ako dobijete priliku da odgovorite pre vremena koje ste izabrali, možete da vidite odložene e-poruke na bočnoj traci sa leve strane.
3. Pretvaranje e-pošte u zadatke
Ako neke e-poruke zahtevaju da obavite zadatak ili napišete detaljan odgovor, možete da ih dodate u Google zadatke. Tako ćete sigurno odgovoriti ili odreagovati na e-poruke, ali istovremeno će vam pomoći da ažurirate listu obaveza, tako da možete bolje da planirate zadatke koje treba da obavite.
Da biste dodali e-poruke u Google zadatke, kliknite na ikonu sa tri tačke na vrhu i izaberite Add to Tasks. Tada će se otvoriti bočna traka na kojoj možete da dodate naziv i detalje zadataka i izaberete na koju listu želite da ih dodate. Postoji i opcija za postavljanje datuma i vremena.
4. Uključite Nudges
Sve što smo do sada naveli pomoći će vam da ne zaboravite da odgovorite na e-poruke, ali propusti postoje. U tom slučaju, Gmail nam je obezbedio još neke funkcije.
Jedna od njih je i funkcija Nudges. Naime, kada je funkcija uključena, Gmail automatski otkriva sve važne e-poruke na koje niste odgovorili i podsetiće vas na njih. Isto tako, Gmail može da vas podseti da proverite šta se dešava sa porukama koje ste poslali, a na koje niste dobili odgovor.
Da biste uključili funkciju Nudges, idite na Settings > General i pomerite se nadole do Nudges. Označite obe opcije, tj. Suggest emails to reply to i Suggest emails to follow up on. Konačno, pomerite se nadole i sačuvajte promene.
Napomena. Da bi funkcija Nudges radila, proverite da li je uključena opcija Conversation View. Ako nije, idite na Settings > General > Conversation View.
5. Uključite obaveštenja na radnoj površini računara
Da ne biste propustili važne poruke e-pošte, na raspolaganju vam je još jedna korisna funkcija. Naime, možete da uključite opciju da vam se obaveštenja pojavljuju na radnoj površini računara. Tako ćete sasvim sigurno dobijati obaveštenja o svim dolaznim e-porukama, što vam omogućava da odmah odgovorite na njih.
Možete da uključite obaveštenja na radnoj površini tako što ćete otići na Settings > General > Desktop notifications i uključiti New mail notifications.
Savet. Ako primate mnogo e-poruka, mnogo veliki broj obaveštenja može da vas ometa. U tom slučaju, bolje je da uključite samo Important mail notifications. Osim toga, možete da isključite Chrome obaveštenja u operativnom sistemu Windows kada morate da se posvetite nekom zadatku.
Iako Gmail funkcije koje smo naveli mogu da vas podsete na neodgovorene e-poruke, od suštinskog je značaja da pametno upravljate prepunim prijemnim sandučetom ako ne želite da se bilo koja važna poruka e-pošte izgubi u neredu.