Stručnjak iz kompanije „Majkrosoft“ daje nam pet saveta kako da svoju poruku prenesemo jasno i razumljivo, a da pri tom i zabavimo publiku. Nikad se nisam nadala da ću karijeru graditi praveći prezentacije za rukovodioce u kompaniji. Kad sam se upisala na fakultet sredinom devedesetih godina i odlučila da studiram umetnost, moji roditelji su se prilično zabrinuli. Međutim, ista ona želja, a to je da stvaram priče, zbog koje sam se opredelila za umetnost već deset godina me vodi u poslu kojim se bavim. Naime, radim u timu Experience Design u kompaniji „Majkrosoft“ kao podrška šefovima na svim nivoima organizacije, od rukovodilaca u proizvodnji do samog direktora Satja Nadele – i živim u PowerPoint u.
Prezentacije na tom nivou ponekad neodoljivo podsećaju na televizijski prenose uživo. Događaji se odigravaju na globalnoj sceni, a ulozi su ogromni. Prezentaciji obično fizički prisustvuje nekoliko stotina ljudi, dok je nekoliko hiljada prati uživo preko interneta. Tu su i ljudi iz produkcije sa slušalicama na ušima koji daju znak za početak prenosa. Čuje se muzika, svetla se pale, a vaš govornik stupa na scenu. Uvek ste uzbuđeni dok očekujete reakciju publike. Ono što me iza scene zaista privlači tom poslu je strategija i stvaranje priče koja uz nju ide. Kad pravite prezentaciju, nemojte samo da obraćate pažnju na to kako će slajdovi izgledati, mnogo je važnija priča koja stoji iz njih. Da biste mogli da opstanete na zavidnim visinama, treba da budete kratki i sažeti, a vašu poruku treba da razume većina različitih ljudi.
Tokom godina, mnogo se toga izmenilo i kod rukovodilaca i u softverima. Ipak, posle mnogo godina iskustva i hiljada urađenih projekata, navešću vam nekoliko principa koje uvek imam naumu – nekoliko korisnih saveta za pravljenje prezentacije bez obzira na to da li se vaša publika sastoji od pet ili od petsto ljudi.
1 UPOZNAJTE SE SA PUBLIKOM (I SA PROSTOROM)
Kad počinjem izradu svakog projekta, moja prva pitanja su: gde se održava događaj, koliko će ljudi biti prisutno i kakav je sastav publike. Priča će biti drugačija ako se prezentacija pravi za stručnjake u tehnologiji, za studente ili za timove koji se bave prodajom. Drugačije su prezentacije koje se prave za prikazivanje u sali za konferencije ili u sali za predavanja. Sasvim je uobičajeno da po dolasku na mesto zbivanja, promenimo veličinu slika ili slova na slajdovima da bismo videli kako izgledaju slušaocima koji sede u zadnjim redovima.
Taj korak je sasvim očekivan i mislite da ga ne treba spominjati, ali cilj vam je da podesite prezentaciju prema potrebama publike. Najvažnije je da razumete kome prikazujete prezentaciju, kakvu korist vaša publika ima od informacija koje im prenosite i kakav rezultat treba da postignete. Ako je tema nova za većinu ljudi u publici, onda morate da im se obraćate na njihovom nivou poznavanja teme, a ne da im govorite o nečemu što oni ne mogu da razumeju.
2. PRIČA JE NAJVAŽNIJA
Kad god počinjem novi projekat, često prvo napravim početnu prezentaciju u koju uključim ceo tim ili rukovodioca. Takva prezentacija ima slajdove koji predstavljaju zabeleške u vezi sa slikom, grafikonom ili porukom koja treba da bude na određenom slajdu, a nekad napravimo samo jednostavni crtež. Ispod toga napišemo šta bi moglo da se kaže uz taj slajd. Taj proces nam omogućava da svi budemo podjednako upoznati sa idejama projekta, a isto tako vas odvlači od usredsređivanja na izgled slajdova pre nego što napravite priču koju ćete ispričati pomoću njih. Da je obrnuto, to bi izgledalo kao da pokušavate da ukrasite tortu pre nego što je ispečete. Stvaranje sadržaja vam može oduzeti mnogo vremena, tako da je pravljenje priče na slajdovima vrlo korisno. Bez obzira na to koliko je prezentacija kompleksna, vaša publika će zapamtiti samo nekoliko ključnih ideja. Morate te ideje da pronađete i da oko njih počnete da stvarate priču.
3. UPRAVLJAJTE POGLEDIMA SVOJE PUBLIKE
Mnogi stručnjaci se ne bi složili sa mnom, ali nisam pristalica nepotrebnih zvukova i animacija u prezentaciji. Koristite ih samo tamo gde je potrebno i nemojte da preterujete.
Ako izlagač pokušava da govori dok se prikazuje video sadržaj – čak i kad se tiho čuje u pozadini – publika će se usredsrediti na ono što vidi i tako će zaboraviti na govornika. Ako želite da prikažete video sadržaj ili animaciju, oni moraju da idu u prilog vašoj priči.
4. POTRUDITE SE DA BUDE JEDNOSTAVNO
Čim prikažete slajd koji je potpuno ispunjen tekstom, ljudi prestaju da gledaju u vas jer pokušavaju da pročitaju ono što je napisano na slajdu, a vi, u stvari, želite da ljudi obraćaju pažnju na govornika i da se ne bave tumačenjem slajdova. Slajd treba da pomogne govorniku i da vodi publiku kroz sadržaj. Evo jednog saveta iz iskustva. Kad pravite prezentaciju planirajte da govorite u proseku 2-3 minuta po slajdu. Na primer, ako ste planirali da prezentacija traje 50 minuta, trebalo bi da imate oko 15 do 25 slajdova. Može vam se učiniti da je to mnogo priče i da je publika mnogo više usredsređena na vas nego na slajdove i u pravu ste. Publika je došla da sluša govornika bez obzira na to koliko je privlačna vaša PowerPoint prezentacija.
S druge strane, želite i da vaša prezentacija bude korisna i da ima smisla, dakle da buse samostalni deo. Večno pitanje je kako uspostaviti ravnotežu između ta dva elementa izlaganja – niza slajdova i govornika. Odgovor je već dobro poznato pravilo KISS (keep it simple, stupid). Dakle, velike delove informacija podvedite pod naslove koji obuhvataju temu, a ostatak ispričajte. Uvek se trudite da se izražavate jasno i jednostavno jer manje je uvek više.
5. UVEK BUDITE U TOKU
Ako ste stručnjak u oblasti iz koje držite prezentaciju to ne mora da znači da ste stručnjak za pravljenje prezentacija. Srećom, tehnologija olakšava svima da naprave privlačne prezentacije iako nemaju mnogo iskustva. Međutim, neka nova svojstva PowerPoint a su i kod mene promenila proces rada. Bila sam na porodiljskom bolovanju kad je kompanija „Majkrosoft“ predstavila svojstva PowerPoint Designer i Morph. Sećam se svog prvog velikog projekta posle bolovanja kad sam stajala iza scene i pokušavala da postavim animacije preko slajda pomoću alatke Motion Path. Neko me je video šta radim i upitao me zašto ne koristim Morph. Moram da priznam da sam bila nepoverljiva i mislila sam da je moj proces mnogo bolji, međutim, otkrila sam da uz alatku Morph objekte mogu da pomeram i rotiram oko ose za nekoliko minuta. Ranije mi je bilo potrebno nekoliko sati.
Vrlo često koristim već postojeće slajdove, dozvoljavam programu da sam izabere simbole za nabrajanje i, naravno, koristim Morph. Korišćenje postojećih slajdova mi olakšava početak projekta i štedi vreme jer ne moram uvek da krećem ni od čega. Izabiranje simbola za nabrajanje je lak posao uz alatku Designer . Danas kad se softveri brzo razvijaju, trebalo bi stalno da budete u toku sa novostima jer će vam olakšati posao i uštedeti vreme. Ipak, nikad nemojte da zaboravite da ste vi stvaralac priče,a da vam softver omogućava da svojoj priči dodate određeni izgled.